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2019-09-17
摘要：档案管理的规范化和标准化不仅是实现档案管理现代化的重要环节，更是每个单位的进⾏⽂书处理以及相关资料保存等的基础性⼯作。尤其是在经济全球化的当今时代，作为实现企业现代化管理的重要措施和⼿段，推动档案管理⼯作的规范化和标准化向纵深⽅向发展就具有极为重要的意义和价值。本⽂就在对当前档案管理⼯作所可能存在的问题和不⾜进⾏分析并有针对性地提出相关的措施与建议。
关键词：档案管理；规范化；标准化
⼀、前⾔
众所周知，档案管理的现代化是包括管理思想的现代化、业务规范的标准化、管理⼈员的专业化以及信息服务的⾼效化等四个⽅⾯的内容，其中最为重要的就是要保证各类的实体档案信息得到最为妥善的保管和存储，以求能够发挥其最⼤的价值和作⽤。在信息爆炸的当今时代，各类信息的存储显得越来越重要，需要整理的档案数量也极速增长，各类⾏业、各个单位都将档案的搜集、整理和存储摆在更加重要的关键位置。根据相关的数据显⽰，就⽬前情况⽽⾔，我国各类档案馆以及市级以上的需要保存的档案已经远远超过3亿卷，并且这个数字还在持续的攀升。此外，随着档案的载体和记录⽅式的⽇益丰富，档
案的形式和存储的⽅法也⽇益多样化，所有这⼀切需要现代化的档案管理模式来与之匹配，档案管理⼯作的标准化和规范化就显得尤为迫切。
⼆、当前档案管理⼯作存在的问题与不⾜
近年来，随着我国档案管理事业的不断发展、⼈们搜集、整理和存储信息和资料的意识明显增强以及现代化的设备和专业化⼈才的不断投⼊，我国档案管理的现代化建设确实取得了许多骄⼈的成绩。然⽽，细究之下仍然可以发现许多的问题和不⾜，具体⽽⾔，主要包括以下⼏个⽅⾯：
1.档案管理的重要性认识不够。虽然现在的档案管理意识相较于之前已经有了很⼤程度的增强，但是与西⽅发达国家相⽐，我们实际⼯作中对其重要性的认识仍然不⾜，许多单位对档案的整理和存储也陷⼊⼀种程式化、机械化的模式当中，只⽚⾯的注重实体资料的整理，相关的电⼦信息的存储⾮常不到位，⼯作⽅法也迟迟没有更新。更为重要的是，许多单位的档案室⾯积狭⼩⽆法满⾜⽇益⾼涨的存储需求，相关的基础设施也亟待更新，现代化的设施配备不⾜，多媒体的技术没有得到最⼤程度的利⽤和最⼤价值的发挥，所有这⼀切都可以归咎于其对档案管理的现代化重要性认识不⾜，意识不强。
2.档案管理的专业化⼈才匮乏。⽏庸置疑，⼈⼒资源是各类⾏业、各个单位最为活跃和最能创造价值的资源，档案管理⼯作⾃然也不会例外。然⽽，就⽬前情况⽽⾔，许多单位从事档案管理⼯作的⼈员都不是正规的科班出⾝，没有接受过这⽅⾯系统完善的教育，齐专业化素质以及相关的学科理论知识
和素养已经越来越⽆法满⾜当前档案管理⼯作的需求。更为重要的是，由于单位对档案管理⼯作规范化和标准化的认识不⾜、落实不到位，其档案管理的⼯作⼈员并没有得到专业化和系统化的⼊职培训，定期的学习和职业技能的提升更是⽆从谈起，这也是导致⽬前档案管理⼯作遭遇瓶颈期的重要原因。
三、推动档案管理规范化和标准化的相关对策
档案管理⼯作因其具有信息量⼤、操作复杂、耗时长等特点，需要⼀整套的规范化和标准化的⼯作流程以及⾼效边界的管理制度和原则，从⼩处⼊⼿、从细节抓起，全⽅位多⾓度地展开⼯作，保证档案数据资料的价值不会有⼀丝⼀毫的受损，及时进⾏档案卷宗的监督和管理，如此才能将档案管理的标准化和规范化推向新的发展⾼度。具体⽽⾔，可从以下⼏个⽅⾯⼊⼿：
1.严格细化公⽂制发的各项标准。所谓档案，通俗来讲就是各类公⽂资料的统称。因此，档案管理的标准化和规范化⾸先需要做到的就是要严格细化公⽂执法的各项标准，将其纳⼊统⼀化、规范化的轨道之中。⾸先，要保证公⽂制作和发出的⾼效率，这也是衡量档案管理质量的重要指标，因此在进⾏公⽂的制作之前，要对纸张、尺⼨、排版形式、装订⽅式等进⾏细化的规定；其次，在不违背国家相关标准和原则的基础上，制定符合本单位发展情况的公⽂签发制度，保证其从标题到内容再到各项格式的正确⽆误；最后，⽂体的选⽤、书写的规范以及拟制的形式等都要确保⽆误，这可以交由具体的相关签发⼈员负责。
2.推动⽂档⼀体化建设。在实际的档案管理⼯作中，若能保证各类⽂档的⼀体化那将不仅会提⾼档案管理的⾼效和便捷，更为重要的是可以将整个单位的⽂书整理、⽂件归档和存储纳⼊统⼀化的管理之中，最⼤程度地减少中间重复环节，改变当前各个部门就档案的管理各⾃为政的现象，M⾏各类档案的同步管理，以求能够将错误归档、遗漏归档以及重复归档的可能性降到最低，提升档案管理⼯作的现代化⽔平，保证其规范化、标准化、⾼效化、精确化的实现。
凯膜过滤技术3.杜绝重复⽴卷和⽆序归档现象。众所周知，在档案管理⼯作中重复⽴卷和⽆序归档的现象历来层出不穷，这也往往被视为是推动档案管理标准化和规范化向着纵深⽅向发展的重要掣肘，因此，为了确保档案管理的精确性和安全性，必须全⽅位多⾓度的采取措施杜绝这种现象，近年来也不断有研究者提出“以我为主、⽴卷归档”的标准化操作流程，笔者认为在市级的档案管理⼯作中可以将其视为⼀种整理和存储的指导原则，这就需要我们做好以下⼏个⽅⾯的⼯作：
⾸先，在对各个部门的各项⼯作进⾏档案的搜集和整理时，⼀定要能够确保所归档的⽂件资料能够体现出本阶段本单位各项⼯作的完成情况和实施细节，如此来保证相关⽂书资料的时效性，也可⽅便⽇后备查。其次，档案整理过程中，要注意分门别类，区分不同内容、不同⼯作、不同形式、不同结果的⽂件资料，突出重点和核⼼，降低相关资料的重复操作和整理，保证各
项⼯作的⾼效性、便利性和有效性。最后，在确⽴档案整理的重点的同时，还要注意区分主次，在保
证档案存储完整性的同时，也要有所侧重，既要防⽌档案管理中内容和形式的遗漏和缺失，也要突出⽴卷归档⼯作的核⼼，形成⼀套系统完整的全⾯性、重点幸兼⽽有之的现代化的档案管理系统。热冲击
四、结语
在实际的档案管理⼯作中，标准化和规范化历来是我们不变的追求，在具体的操作过程中从公⽂制发到⽂档的⼀体化再到⽴卷归档的指导原则和具体的操作⽅法，这其中⽆⼀不需要我们对⽂件资料进⾏质量的审核以及形式的审查，既要保证档案的完整和全⾯，也要明确重点核⼼，唯有如此，才能真正实现档案管理⼯作的现代化、标准化和规范化。
参考⽂献：
[1]李琳.现代信息化视阈中的档案管理研究[J].中国社区医⽣，2015.
重复数据删除
[2]岳⼩晶.浅谈如何使档案管理⼯作更规范化、标准化[J].才智，2013.
[3]张磊.探究如何推⾏档案⼯作规范化与标准化[J].⿊龙江史志，2014.
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