科技情报开发与经济SCI—TECHINFORMATIONDEVELOPMENq'&ECONOMY2007年第l7卷第29期文章编号:1005—6033(2007)29—0133—03
谈斜丝档案管理中的分儆与中
田雯
(瓶疆科技情报研究所文献信息中心，疆乌鲁木齐,830011)
摘要：探讨了科技档案分散管理的弊端，并论述了科技档案集中管理的必要性和措施.
关键词：科技档案；分散管理；集中管理
中图分类号:G271文献标识码:A
分散与集巾这一对矛盾是科技档案管理中必然要遇到的一个棘手
难题.在全国人大修订通过的《国家档案法》第五条巾就明确指出档案工
作要实行"统一领导，分级管理的原则，以维护档案的完整和安全".在
cba裁判漏判
l980年国务院颁布的《科学技术档案工作条例》和l987年国家科委印发
的《科学技术档案管理暂行规定》中，也多处提到科技档案要实行"集中
统一管理".这些条例法规巾提出的集中统一管理科技档案的主导思想
无疑是正确的.因为只有集中统一才能有效地保护档案的完整和安全,
才能使国家利益和社会财富不受损害，才能确保科技档案实现系统化,
规模化，标准化和现代化，才能开拓对全社会的优质服务.但也必须指
出，存所有条例中对集中统一的提法仅仅局限在概念上，字面上，至于对
集中统一到何种程度，如何处置相互关系中的分分合合，细则含糊不清计算机仿真
晰，不好操作.似乎条例制订者在有意回避这个难题，其良苦用心是既要
表达出要实现集中统一管理的长远目标，又要顾忌到在体制管理上还存
在着条块分割，各自为政，互有戒心的现实，两者兼顾，确属不易.据了
解，目前，除国家级科研汁划项目科技档案管理和部分省市科研部门的
档案管理工作较为严格正规外，其余还有相当多系统和地方的科技档案
统，以快速，有效地响应有关信息需求.该系统至少应包括财务管理，人力资源管理，工程管理,C1S(企业形象识别)和自动化办公以及决策分析等系统，具体如下：一是建立统一的，符合内部控制要求并满足业绩考核需要的财务管理信息系统；二是要着眼于提高工程效率，控制工程成本，强化工程物资的采购与库存管理，建立工程项目全程管理系统：三是在人力资源管理方面要形成集配备，培养，激励等功能于一体的信息系统，用以进行员工培训，绩效考核和薪酬制定等；四是通过C1S和办公系统的建立，提高各级员工间的协作与知识共享程度，改善员工的个人素质和办公效率，传播企业文化，宣传企业形象和业务；五是以改善和优化企业决策为目标，广泛搜集并汇总企业决策所需要数据，建立相关数据库和分析模型，形成可靠的决策分析系统.
4结语
综上所述，我国通信运营企业信息化的实质就是企业运营管理的数
字化，是一项系统_【程，绝不是简单地应用汁算机替代手工劳动，或利用汁算机网络继续交施传统的管理模式和方法.而是要对传统业务模式下滞后于市场的业务流程，相对臃肿繁冗的组织结构，反应迟钝的管理方式收稿日期:2007—07—05
管理则表现出松散和失控，与国家对档案T作的基本要求相距甚远.
1科技档案分散管理的后果令人担忧
造成科技档案分散管理的原因很多，其一是，过去存在着以单位为
中心的科研管理模式，比较稳定.近几年随着市场经济的变革，承担科研任务单位的经营机制也发生变革，生存压力和经济效益自然成了众所关注的首要问题.相反对科技档案工作的重视程度则明显减弱，经常受到外来因素的冲击和干扰，机构被精简和压缩，专业队伍不稳定，人员变动很大，根本无力保证科技档案的完整，准确和安全.其二是，在档案工作
中普遍存在着重视公文(文书档案)的管理，轻视收集在科技活动进行中形成的资料，往往在档案中只有正式公文形成的立项批复，项目指南等文件，而没有诸如号家评审意见，项目(课题)合同，项目验收材料等.许
多有实用价值，能反映科技活动实际的资料大部分还分别存在不同的业
务处室中，或散落在个人手中，没有履行归档手续，没有进行专门的加工
整理，自然不可能受档案法的保护.科技档案长期分散在个人手中，很容
等经营管理各个方面进行深刻的变革，是通信运营企业的一场革命.在
通信运营企业信息化建设过程中，既要在运营维护方面始终坚持以降低
运营成本，提高资源利用率构建企业核心竞争力的宗旨，统一规划，统一
部署，优化资源组合，又要在管理控制方面强化管理，提高决策效率和质
量，最终通过在信息化规划，建设，应用，维护，评价，支撑的整个过程中实
现资源的有效整合，铸就我国通信运营企业的核心竞争力.
参考文献
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[2]张明.最新电信企业人力资源规划，测主，开发与管理及案例实务全
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[3]刘辉.电信企业财务会计规章制度与最佳纳税方案选择及案例分析朝阳木化石
实务全书I.M].北京：中国财经出版社,2006.
(责任编辑：戚米莎)
第一作者简介：包于宁，女,1948年9月生,1982年毕业于新疆喀什
师范学院，副教授，江西财经大学信息学院，江西省南昌市,220013. AnalysisontheTacticsofInformatizationConstructionofCommunicationEnterprises BAOYu—ning
ABSTRACT:Thispaperintroducestheprocessandpresentsituationoftheinformatizationo fChinesecommunication
enterprises,andexpoundsthetacticsforimplementingtheinformatizationconstructionofC hinesecommunications
enterprises.
KEYWORDS:communicationenterprise;informatizationconstruction;managementmo de
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田雯谈科技档案管理巾的分散与集中本刊E-mai|:bjb@mai|.sxinfo信息工作探讨
易使核心资料丢失和损坏，造成无法挽回的损失，其价值是无法估量的.
很显然，如果档案馆中馆藏不全，加上材料又七零八落，档案馆必然是徒
有其名，形如空壳，是档案法所不能容忍的违规行为.其三是，现在有许
多科研项目是多学科，多单位联合开展的，受编制和经费的制约，在课题
项目组中很少有可能配置专兼职档案工作人员.每当课题结束，人员也
就各奔东西，相应的资料顺便带走，根本不可能汇集齐全，往往是用单篇
专题报告(或书册)交差.其四是，有些承接科研任务的单位或个人.生怕
自己的科研成果归档后机密外泄，利益受损，此很不主动，很不情愿把
关键材料归档.也有个别人员贪图功利，把关键性核心资料据为私有，造
百年老店的故事
成档案资料残缺不全，面目全非，降低甚至丧失档案的基本功能.其五
是，从科技档案管理自身来讲，制度不完善，职责不明确.该由档案人员
催办的，无人理会.该对违规当事人处罚的因没有具体规定，只能作罢.
对于各种类型的科技课题档案有哪些具体要求也阑没有标准范本可供
借鉴，只能随心所欲，各搞一套.现在有许多科技档案工作者处于无职无
权，无可奈何，坐等观望，听之任之的尴尬状态，工作热情受到相当大的
伤害.2005年科技部会同国家档案局共同开展了科技计划项目档案管理
情况调研，调研报告称：从科技管理部门来看，主要存在着科技计划项目
档案工作的管理部门职能不明确，没有形成工作体系；档案管理工作与
科技计划管理工作脱节，没有相应的管理办法与工作规范；科技计划项
目档案不能实现集中统一管理，大量档案材料还处于分散状态；科技计
划项目档案无法实现系统化，规范化，规模化管理，不利于档案信息资源
的开发利用.应当说，体制管理上的分割是造成基层科技档案分散无序
的主要原因.上述对科技汁划项目档案的调查还局限在属于国家级大巾
型科技计划的小范围内进行，就查出那么多问题，对更为广泛，又没有列
入计划项目的科技档案又该如何呢1
2集中统一管理模式是大势所趋
科技部已决定把科技档案工作作为"十一五"科技发展规划的一项
度学
重要内容，即将出台的《国家科技汁划项目档案管理办法》，其中特别强调对科技计划项目档案要实行集中统一管理，还确定要进一步制定相关的管理和实施细则，希望以此对其他科技项目的档案管理发挥示范作用.这是符合时代要求的明智之举，现在已到了需要重新检讨，反思，审
视过去那种过度分散，缺乏集中的管理方式了.如果过去是阗为看到面前有难以跨越的条块分割的鸿沟，迫于无奈采取的权宜之计，那么当今现代化信息技术的运用和发展已提供了跨越障碍的条件，我
们可以在集中与分散之间到新的平衡点，能有效实现合理对接.计算机技术，大容量存储设施，快速传输设施，数据库和网络等技术在科技档案工作中应_}H已相当成熟.它使科技档案馆馆藏容量大幅度提升，安全保密手段更加可靠，信息传递更加便捷，服务领域更加开阔，现在已经没有理由为分散式管理到依据了.从内地科技经济发达地区传来的信息表明，科技档案管理已呈现m向集巾统一模式发展的趋势性变化.其一是，上海，天津，辽宁，江苏，安徽，河北，福建，四川等省市组建了科技档案馆或科技
成果档案馆，将原来分散存放的科技档案逐渐向专业档案馆集中.各科技档案馆在建制，经费，设施，人员等方面普遍得到改善.其二是，各省市
无水亚硫酸钠根据自身条件，普遍制定或修订了"科技档案管理条例""立卷归档办法" "科研工作四同步管理规范""科技档案分类编号方案"等，使得科技档案工作更加统一规范，有章可循，有法可依，在制度上保障了科技档案工作能平稳，健康地发展.其三是，国家已将科技档案信息平台建设纳入到国家科技基础条件平台专项.各省市纷纷跟进，新建了许多专业数据库和信息网站，为电子政务建设作出贡献.这些做法表明现在外部环境已发生很大变化.现代化建设需要各方集巾力量，互相合作共赢，任何分散式的独来独往都没有fjj路.其四是，各省市科技档案馆利用自身的馆藏条件和先进的技术手段，开展了形式多样的社会服务.大部分馆都参加了编撰本省市的"科技年鉴"和"科技档案联合目录"，承接了许多专业研究课题，拍摄了许多影像擘题片等，这些工作都需要发挥各部分的力量，统一
行动后完成的.
