摘要：ISO9000标准下建立的质量管理体系，加强了企业的基层管理，促进企业提高产品质量标准，有效改善了传统企业体系不规范、管理因人而异的问题。然而，随着世界经济一体化进程的加快，市场竞争越来越激烈，企业之间质量管理体系的有效运行程度成为激烈市场竞争中不断发展的主题。本篇文章便针对质量管理体系档案信息的管理与利用展开一系列探讨分析。
关键词：档案信息；管理与利用；质量管理体系；探讨
前言：随着经济全球化进程的不断深化，许多企业为了在市场上得到发展，逐渐开始参考ISO9000标准来建立质量管理体系，逐渐形成了企业质量管理体系认证的浪潮。然而，虽然很多企业已经完成了质量管理体系认证，但在体系实施中存在很多问题，特别是在档案信息管理与利用方面。以下主要通过对质量管理体系的全面认识，研究质量管理体系下档案信息的管理与利用对策，期望以此确保企业质量管理体系的运行有效性。
一、质量管理体系的内涵
档案全面质量管理实际上是指档案管理过程中落实质量管理体系的方法。通过档案质量保证体系部门与档案管理人员的合作，逐步建立起档案收集、形成、分类、归档、整理、储存、利用全过程的档案质量管理体系。从而用最好的手段、方法做出用户最满意的文件产品。此外，在档案质量管理体系落实之前，对档案进行事前、事中、事后的全面质量管理，可以有效提高档案管理的准确性、完整性和真实性[1]。
在步入21世纪后，我国大部分企业开始在企业管理建设中开始实施国际标准的质量管理体系，但许多企业质量管理体系的有效性并没有得到提高，这是基于对体系的认识过于片面。质量管理体系有效性的国际标准主要是指发展目标的设定和有效实现的程度。质量管理体系的有效性是指标准的实施程度越高，实施水平的有效性越深。衡量企业整体水平的标准主要考察企业质量管理体系运行的有效性。如果每个质量管理体系认证企业都能在发展的有效性上进行不断的改革和创新，那么企业的管理水平就会稳步提高，保证企业的效益，促进企业的可持续发展。
二、质量管理体系档案信息的管理
（一）策划环节
工艺策划环节需要做好以下几个方面的工作:(1)做好准备工作，即系统和模块设计，输入系统和规则，从而确定工作流程和控制原则，一旦出现质量偏差可以及时采取措施，避免造成严重后果;(2)对前端人员进行业务指导、管理要求和培训，帮助前端人员提高管理质量，降低不合格率。及时在系统中公布相关通知信息，帮助各个岗位的员工及时了解最新的法规和要求，用最短的时间到最好的工作。(3)扫描业务环节数据，并建立档案信息管理二维码，将大量文件快速保存在电子档案中，并给予唯一标识，后续进行分类、保管和借阅工作。通过扫描的方式进入管理系统，这样可以有效的减少文件管理的工作量，平衡工作安排。 （二）实施环节
流程实施环节是档案流转的重要环节，主要包括档案的形成、分类、收集、归档、整理、储存和利用。实施过程中主要需要开展以下几个方面的工作:(1)档案工作人员将上传的二维码信息包上传至系统，档案信息管理人员按照上传的信息进行收集，严格审核制作数据的规范性和完整性，一旦发现问题需要通过系统向业务员反馈，并告知及时修改;②完成鉴定工作，确定档案处理需要分类的要求，然后对二维码进行分类，根据二维码分类归档，从
而完成档案实体入库工作。借阅人员可以使用该系统对想要借阅的文件代码进行查询，并实现在线阅览或直接申请借阅;(3)文件存储前，获取信息码。文件入库时，需要将二维码信息录入卷号，这样不仅有利于快速获取首关信息，还可以减少向仓库借阅的工作量。在人们完成借阅工作后，数据的二维码会显示借阅状态，这样可以有效防止文件丢失问题的出现，可以提高文件的完整性。
（三）监控环节
过程监控环节是指管理者在流通环节在系统中留下的一些记录，可以促进档案信息管理向着流程化、标准化、信息公开的方向发展，也可以帮助人们随时了解工作事项所在的节点。此外，档案的安全也是非常重要的内容，要保证档案的湿度、温度、防火、防盗等都符合相关要求，并将信息与系统相关联，使其能够提供实时监控信息，设置提醒机制，有助于提高档案信息管理工作的安全[2]。
（四）改进环节
流程改进属于最后一个环节，需要对管理流程和整个体系建设进行改进和反思。在流程改
进过程中，需要建立问题收集和反馈平台，帮助不同岗位的工作人员及时反馈使用过程中的问题，并建立问题解决机制，确保所有问题都能由专人跟踪解决。此外，为了提高企业档案信息管理的质量，整个体系内还需要增加绩效考核机制。改进环节的设置可以帮助质量管理体系有效提高下一个周期的管理质量。总之，以上四个环节是千丝万缕联系在一起的。只有做好以上四个环节的工作，才能有效地提高档案信息管理的质量。
三、质量管理体系档案信息的利用
我国档案工作一直处于半封闭状态，档案被视为“秘密内阁”，导致人们对档案的作用认识甚少，甚至一无所知，大量信息资源得不到开发和利用。因此，有必要增强档案的宣传意识，在档案信息利用方面加强质量管理体系的渗透，逐步扩大档案的社会影响力。首先，要充分利用互联网、、报纸、广播、电视等新闻媒体，宣传档案法和档案功能。其次，可通过举办栏目窗口、举办档案展览、开放档案展厅等形式介绍博物馆的档案内容，提高全民的档案意识。
高新技术的发展给档案事业带来了活力。先进的现代化设备在档案工作领域的广泛应用，为科学开发档案信息资源创造了优越条件，不仅加快了档案信息的传播速度，而且大大提
高了工作质量和效率。因此，在构建质量管理体系后，相关工作人员还需将现代化的技术、设备、手段应用于档案信息的开发，就没有科学合理的档案信息服务[3]。
结束语：综上所述，档案信息管理工作在实际发展过程中仍然面临着许多需要解决的问题，对此，本文以档案信息的利用与管理展开论述，提出在工作中融入质量管理体系的对策，期望以此有效提升档案信息管理与利用的整体成效。
参考文献：
[1]王靖博, 向立文. ISO9001:2015质量管理体系在制造企业档案管理中的应用研究[J]. 兰台世界, 2021(7):4-4.
[2]赵永芳. 新医改下医院档案管理的改进措施与完善思路[J]. 青海医药杂志, 2022, 52(7):4-4.
[3]卢丹. 新时期档案信息化保障体系建设举措探讨[J]. 档案天地, 2022(2):2-2.
