一种专利文件管理用智能分配方法

本发明涉及专利文件流程化管理技术领域，尤其涉及一种专利文件管理用智能分配方法。

专利文件的答复是专利申请中的一个重要环节，其答复时间和质量，直接关系到了专利申请流程的长短。如果由专利申请撰写人员答复专利文件，由于撰写人员有与申请人沟通的经验，且对专利申请最为了解，有利于保证专利文件的答复效率和质量。

但是，作为专业从事专利申请工作的专利代理所中，由于业务繁忙，也由于难以保证代理所员工的稳定性，故而，很难保证专利文件答复与专利申请撰写人员的一致性，从而导致了专利文件答复人员需要从新熟悉专利申请，甚至重新与申请人沟通等，导致专利文件答复工作费时费力。

基于背景技术存在的技术问题，本发明提出了一种专利文件管理用智能分配方法。

本发明提出的一种专利文件管理用智能分配方法，包括以下步骤：

S1、预设案件统计表，案件统计表中的统计项包括：专利申请名称、专利申请号、撰写人、撰写时间、历次专利文件答复人和答复时间；

S2、获取专利文件通知书，并提取专利申请号；

S3、根据专利申请号检索案件统计表，获取撰写人和历次专利文件答复人；

S4、将根据时间顺序排列的撰写人和历次专利文件答复人中相同的名称合并，获取优先分配对象集合，优先分配对象集合中各优先分配对象根据时间顺序由近及远排列；

S5、在公司组织架构中根据排列顺序检索优先分配对象集合，并将检索到的第一个优先分配对象作为答复人；

S6、当各优先分配对象均不存在于公司组织架构中，则根据预设的分配原则在公司组织架构中选择一个新的在职人员作为答复人。

优选地，案件统计表的统计项还包括内部案号。

优选地，步骤S2具体包括以下步骤:

S21、获取专利文件通知书；

S22、提取专利申请号和专利申请名称；

S23、根据专利申请号在案件统计表中检索专利申请名称；

S24、判断检索到的专利申请名称和提取的专利申请名称是否一致；是，则执行步骤S3；否，则返回步骤S22。

优选地，步骤S2中，通过图文识别提取专利申请号和/或专利申请名称。

优选地，步骤S4中，将根据时间顺序排列的撰写人和历次专利文件答复人中相同的名称合并的方式为：根据撰写时间和答复时间由近及远顺序排列撰写人和历次专利文件答复人，将相邻并相同的名称合并，且将合并后的名称关联该名称对应的最近一次的撰写时间或答复时间。

优选地，步骤S6中，预设分配原则为：从公司组织架构中选择与优先分配对象集合中时间最近的优先分配对象隶属同一小组的在职人员作为答复人。

本发明中，通过检索公司组织架构在优先分配对象中选择答复人，尤其根据时间由近及远的顺序进行检索，将检索到的第一个优先分配对象作为答复人。如此，只要专利申请的前一次参与人(撰写人或者前一次答复人)在职，则该专利文件便会被分配到前一次参与人进行答复。如此，可避免同一个专利申请的责任人频繁更换，从而，在保证专利申请责任人稳定的前提下，保证每一次专利文件答复人对该专利申请的熟悉，从而，有利于避免频繁更换答复人造成的重新熟悉专利申请造成的时间浪费。

可见，本发明中，通过在优先分配对象中选择答复人，有利于提高答复效率与质量。

图1为本发明提出的一种专利文件管理用智能分配方法流程图。

参照图1，本发明提出的一种专利文件管理用智能分配方法，包括以下步骤。

S1、预设案件统计表，案件统计表中的统计项包括：专利申请名称、专利申请号、撰写人、撰写时间、历次专利文件答复人和答复时间。

案件统计表的设置，为专利工作的统一管理奠定了基础。本实施方式中，案件统计表的统计项还包括内部案号。内部案号的设置，有利于克服专利申请号不连续的问题，从而，有利于提高公司内部专利管理的条理性和统一性。

S21、获取专利文件通知书。

S22、提取专利申请号和专利申请名称。

S23、根据专利申请号在案件统计表中检索专利申请名称。

S24、判断检索到的专利申请名称和提取的专利申请名称是否一致；是，则执行步骤S3。否，则返回步骤S22。

步骤S22中，可通过图文识别提取专利申请号和专利申请名称。通过S24，可对步骤S22中提取的信息进行验证，从而保证信息提取的正确。

如此，同步骤S21到S25，通过获取专利文件通知书，并提取专利申请号，为后续工作提供了检索依据。

S3、根据专利申请号检索案件统计表，获取撰写人和历次专利文件答复人。

S4、将根据时间顺序排列的撰写人和历次专利文件答复人中相同的名称合并，获取优先分配对象集合，优先分配对象集合中各优先分配对象根据时间顺序由近及远排列。

本步骤中，将根据时间顺序排列的撰写人和历次专利文件答复人中相同的名称合并的方式为：根据撰写时间和答复时间由近及远顺序排列撰写人和历次专利文件答复人，将相邻并相同的名称合并，且将合并后的名称关联该名称对应的最近一次的撰写时间或答复时间。

S5、在公司组织架构中根据排列顺序检索优先分配对象集合，并将检索到的第一个优先分配对象作为答复人。

步骤S3中获取了专利文件对应的专利申请的历史参与人，通过步骤S4可将历史参与人简化，即保证优先分配对象集合中每一个优先分配对象都是独一无二的，如此，在步骤S5中，根据优先分配对象集合检索公司组织架构时可避免重复工作。

本实施方式中，通过检索公司组织架构在优先分配对象中选择答复人，尤其根据时间由近及远的顺序进行检索，将检索到的第一个优先分配对象作为答复人。如此，只要专利申请的前一次参与人(撰写人或者前一次答复人)在职，则该专利文件便会被分配到前一次参与人进行答复。如此，可避免同一个专利申请的责任人频繁更换，从而，在保证专利申请责任人稳定的前提下，保证每一次专利文件答复人对该专利申请的熟悉，从而，有利于避免频繁更换答复人造成的重新熟悉专利申请造成的时间浪费。如此，本实施方式中，通过在优先分配对象中选择答复人，有利于提高答复效率与质量。S6、当各优先分配对象均不存在于公司组织架构中，则根据预设的分配原则在公司组织架构中选择一个新的在职人员作为答复人。

本步骤中，预设分配原则为：从公司组织架构中选择与优先分配对象集合中时间最近的优先分配对象隶属同一小组的在职人员作为答复人。

如此，在优先分配对象均不在职的情况下，通过选择与最近的优先分配对象隶属同一小组的在职人员作为答复人，可保证答复人对该专利文件对应的专利申请所在领域的熟悉程度，从而，降低答复人接手难度。

以上所述，仅为本发明较佳的具体实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，根据本发明的技术方案及其发明构思加以等同替换或改变，都应涵盖在本发明的保护范围之内。