差旅服务系统及其差旅服务方法

发明领域

本发明是有关于一种差旅系统及其差旅服务方法，更具体地，关于一种 差旅系统及其差旅服务方法，其系应用于一事业体，如一电脑公司，事业体 是联盟于一事业伙伴，如一旅行行，使得事业伙伴可以连结至事业体的差旅 系统，以承办事业体的差旅相关业务。

发明背景

在现今的社会中，本地发展已无法满足企业需求，除在国外设置分公司 外，亦不断将产品以及品牌行销各地，使发展触角扩及全球，因此，使员工 出差比率相对提高，而在公司可控制成本中，虽然差旅花费仅次于薪资及税 金的第三项费用，但是，以目前的差旅处理程序而言，很难提供一种简化、 即时以及节省成本的处理过程。

一般员工提出出差申请后，首先，由公司中的差旅承办人员将出差申请 表交由各权责主管分别进行签核，通过签核后，再由差旅承办人员拨打旅行 社电话以便由其代订机票、住宿饭店及租车，另一方面，仍由差旅承办人员 为出差员工办理投保以及相关证件…等诸多事宜，其中，差旅承办人员需通 过电话不断与旅行社确认所有预订的结果，然后，通知出差员工差旅承办的 结果。若在差旅承办的过程中，出差员工临时更改或取消出差行程时，出差 员工需与差旅承办人员联系，使差旅承办人员分别与旅行社、保险公司以及 相关机构逐一更改订位数据或取消订位数据。

就上述出差申请的处理程序而言，若出差员工提出出差申请或临时更改 出差行程时，需差旅承办人员与旅行社、保险公司及相关机构逐一连络或更 改订位数据，既耗时且繁琐；并且，需差旅承办人员来处理一连串的差旅事 宜，以及需通过电话或传真来进行连络事项，无形中提升差旅承办成本；再 者，由于未能提供整合化的差旅处理，使各权责主管及出差员工皆无法即时 掌握差旅申请的结果。因此，如何使差旅申请处理的过程节省成本、即时化、 自动化以及整合化，即是目前需要解决的问题。

发明内容

鉴于以上所述习知技术的缺点，本发明的主要目的在于提供一种新颖的 差旅系统及其差旅服务方法，其系应用于一事业体，如一电脑公司，事业体 是联盟于一事业伙伴，如一旅行社，使得事业伙伴可以连结至事业体的差旅 系统，以承办事业体的差旅相关业务。由于无需通过事业体内的差旅承办人 员办理差旅相关事宜，因此可以提升差旅承办效率并减少人力成本的支出。

根据以上所述地目的，本发明提供了一种新颖的差旅系统及其差旅服务 方法。本发明的差旅服务方法，其系应用于一事业体，如一电脑公司，事业 体是联盟于一事业伙伴，如一旅行社，使得事业伙伴可以连结至事业体的差 旅系统，以承办事业体的差旅相关业务。该差旅系统具有包括员工基本数据 及员工识别码的员工基本数据数据库，其中，事业体中的每一员工均具有一 员工识别码，而每一员工识别码各对应于一员工基本数据，员工在出差前， 藉由员工识别码登入差旅系统以登记差旅申请数据，而每一笔差旅申请数据 对应于一员工识别码包括以下步骤：1)差旅系统利用员工识别码将员工基本 数据与差旅申请数据组合，以形成一差旅服务数据；2)差旅系统将差旅服务 数据传送至事业伙伴；以及3)事业伙伴根据差旅服务数据进行机位、住房、 租车的预订以及办理投保作业等差旅服务。

本发明的差旅系统，其系应用于一事业体，如一电脑公司，事业体是联 盟于一事业伙伴，如一旅行社，使得事业伙伴可以连结至事业体的差旅系统， 以承办事业体的差旅相关业务。在事业体的员工出差前，登入差旅系统以登 记差旅申请数据，该差旅系统包括：一员工基本数据数据库，用以储存员工 的基本数据及员工识别码，而每一员工识别码各对应于一员工基本数据；一 出差数据数据库，用以储存员工所登记的差旅申请数据，而每一笔差旅申请 数据各对应于一员工识别码；一组合模块，用以根据员工识别码而将一员工 基本数据与一差旅申请数据组合，以形成一差旅服务数据；以及一传送模块， 用以将差旅服务数据传送至事业伙伴，使得事业伙伴根据差旅服务数据进行 差旅服务。

再者，该差旅系统还包括一控制模块，当员工完成差旅申请数据登记并 且将差旅申请数据存放于出差数据数据库时，该控制模块会通知此员工的主 管，供其主管进入差旅系统存取该差旅申请数据，当主管确认无误后即将确 认后的差旅申请数据储存于出差数据数据库。

再者，该差旅系统还包括一判断模块，用来判断差旅申请数据是否已经 主管确认，若通过主管签核，则使上述的组合模块根据员工识别码，得以将 员工基本数据与差旅申请数据两者组合，以形成一差旅服务数据。本发明的 差旅系统以及使用其的差旅服务方法无须事业体内的差旅承办人员进行差 旅业务的连络作业，因此可以减少人力的支出并且提高承办效率。此外，藉 由建立员工的出差数据数据库，有助于事业体在出差事务上的管理。

附图说明

为让本发明的上述和其它目的、特征以及优点能更明显易懂，将与最佳 实施例，并配合所附附图，详细说明本发明的实施例，所附附图的内容简述 如下：

图1是本发明的差旅系统的一实施例系统架构方块图；

图2是本发明的差旅服务方法的一实施例运作流程图；

图3(a)至3(e)是说明图2步骤S1中员工输入差旅申请数据的操作实施 例；以及

图4(a)至4(c)图是进行图2步骤S6及S7中的事业伙伴对差旅服务数据 进行处理的操作实施例。

具体实施方式

请参阅图1所示，其显示本发明的差旅系统1的一实施例系统架构方块 图。如图所示，其包括事业体2、第一事业伙伴3以及第二事业伙伴4，该 事业体2例如一电脑公司，而第一事业伙伴3例如一保险公司，第二事业伙 伴4例如一旅行社，其中，第一事业伙伴3以及第二事业伙伴4与事业体2 之间具有联盟关系。

本发明的差旅系统1是建立在事业体2的伺服器(未图示)中，事业体2 与第一事业伙伴3以及第二事业伙伴4经由网络做连结以登入差旅系统1中， 其中，事业体2、第一事业伙伴3以及第二事业伙伴4可位于不同的区域网 络LAN中，而经由因特网11以及浏览器(Browser，未图示)来做数据传输以 及接收，并将所接收到的数据展现在各自的浏览器画面中，因此，使第一、 二事业伙伴(3、4)得以承办事业体2的差旅相关业务。

员工可利用一终端机(如个人电脑)经由事业体的内部网络(intranet)，或 利用WAP手机、PDA(个人数位助理机)及其他上网设备登入差旅系统1。

该差旅系统1包括员工基本数据数据库7、出差数据数据库8、组合模 块9、传送模块10、控制模块12、判断模块13，以及差旅服务通知模块15。

该员工基本数据数据库7，用以储存员工基本数据70及员工识别码(未 图示)，其中，员工基本数据70包括员工所属部门、身份证字号、出生年月 日、护照号码…等个人数据，而每一笔员工基本数据70分别对应于一专属的 员工识别码，因此，事业体2的员工于出差前，藉由员工识别码登入差旅系 统1以登记一差旅申请数据；该出差数据数据库8，用以储存差旅申请数据 80，其中，差旅申请数据80包括出差者的出差去程出发时间、出差回程出 发时间、出差地点、职务代理人、行程规划…等出差相关数据，每一笔差旅 申请数据80分别对应于一专属的员工识别码；该控制模块9，当员工完成差 旅申请数据80登记并且将差旅申请数据80存放于出差数据数据库8时，控 制模块9会通知此员工的主管，并供其主管进入差旅系统1存取此一差旅申 请数据80，而主管确认无误后即将确认后的差旅申请数据80储存于出差数 据数据库7；该组合模块10，用以根据员工识别码，以将一员工基本数据70 与一差旅申请数据80组合，以形成一差旅服务数据；该判断模块12，用来 判断差旅申请数据80是否已经通过主管签核，若是，则组合模块10根据员 工识别码，以将员工基本数据70与差旅申请数据80组合，以形成一差旅服 务数据；该传送模块13，用来将差旅服务数据传送至第一或第二事业伙伴(3、 4)，使得第一或第二事业伙伴(3、4)根据差旅服务数据进行差旅服务；该 差旅服务通知模块15，用以将来自第一或第二事业伙伴(3、4)所传来的差 旅服务信息传至出差员工以及该出差员工的主管。

第一及第二事业伙伴(3、4)各包含一差旅服务传送模块15。用以根据 差旅服务数据的处理结果，产生一差旅服务信息至差旅系统1，其中，该差 旅服务信息是与一员工识别码相对应，因此，当差旅系统1收到此差旅服务 信息后，将使差旅服务通知模块15根据对应的员工识别码，将此差旅服务 信息传至出差员工以及该出差员工的主管。

请参阅图2，其系本发明差旅服务方法的一实施例的主要运作流程图。

首先，于步骤S1中，员工利用其员工识别码登入差旅系统1，以登记一 差旅申请数据80，并且将差旅申请数据80存放于出差数据数据库8。差旅 申请数据80包含出差目的、职务代理人、出差去程出发时间、出差回程出 发时间、出差地点、是否租车…等数据，接着进行步骤S2。

在步骤S2中，控制模块9根据此员工的员工基本数据70取得其所属部 门的权责主管并通知其主管，并且供其主管进入差旅系统1存取该差旅申请 数据80，以便进行签核，而主管确认无误后，会将确认后的差旅申请数据80 储存于出差数据数据库8，接着进行步骤S3。

在步骤S3中，判断模块12判断此差旅申请数据80是否已通过主管签 核，若是，则执行步骤S5，若不是，则进行步骤S4。

在步骤S4，结束此差旅服务方法。

在步骤S5中，组合模块10根据此员工的员工识别码至员工基本数据数 据库7取得此员工的员工基本数据70，并且根据此员工的员工识别码至出差 数据数据库8取得此员工所登记的差旅申请数据80，以将员工基本数据70 与差旅申请数据80组合，以形成一差旅服务数据，接着进行步骤S6。

在步骤S6中，传送模块13将此差旅服务数据传送至第一或第二事业伙 伴(3、4)，使得第一或第二事业伙伴(3、4)根据此差旅服务数据进行差 旅服务，接着进行步骤S7。

在步骤S7中，第一或第二事业伙伴(3、4)产生一差旅服务信息并且 将其传送至差旅系统1，其中，此差旅服务信息是与一员工识别码相对应， 接着进行步骤S8。

在步骤S8中，差旅系统1将此差旅服务信息传送给对应于此员工识别 码的员工以及其所属主管，以告知差旅服务的结果。

因此，通过本发明的差旅系统以及差旅服务方法，第一或第二事业伙伴 (3、4)可以自动提供事业体2各项差旅服务，使得事业体2以一种快速方 便的方式供事业体2的员工进行差旅申请，并以一种可降低人力成本支出的 方式供事业体2本身完成各项差旅承办。

请参阅图3(a)至3(e)，其用以说明上述图2的步骤S1中，员工输入差旅 申请数据的操作实施例。其中，使用者所输入的差旅申请数据皆在浏览器中 进行操作，为简化附图及说明，图3(a)至3(e)中仅显示与本发明有关的系统 构件，其它无关的系统构件，例如浏览器所提供的工作列、链接网址等等， 并未显示于附图中，首先，如图3(a)所示，仅为差旅系统1的登入画面，使 用者在文字框20输入使用者身份以及在文字框21输入密码，按下确认键22 后，差旅系统1即进行使用者身份识别，由于身份识别为一般电脑系统对使 用登入时的习知处理，因此本发明不对其运作进一步详细说明，其中，在本 实施例中，使用者所输入的密码即员工识别码；接着如图3(b)所示，该附图 主要包括作业列23、申请数据列24、差旅申请作业列25，以及差旅申请数 据表26。其中，该作业列23包括申请作业键230、签核工作键231、工作清 单键232以及登出键233，该申请作业键230用以供出差员工登记差旅申请 数据80；该签核工作键231用以供出差员工的主管签核出差员工所登记的差 旅申请数据80；该工作清单键232用以供第一事业伙伴或第二事业伙伴(3、 4)进行差旅服务；该登出键233即供登入该差旅系统1的使用者离开本系 统。当使用者点选该作业列23中的申请作业键230时，差旅系统1将根据 使用者先前所输入的员工识别码，而至员工基本数据数据库7中取得该位员 工所在的工作部门、员工姓名及员工代码(例如M7R1/连婉真/8910047)，并 将这些数据241、由系统所取得的差旅单号240以及申请日243同时显示在 申请数据列24上，且同时显示该差旅申请作业列25，当使用者点选step1 出差数据键250时，则出现差旅申请数据表26，该差旅申请数据表26用以 供使用者输入基本的出差数据，例如出差目的、职务代理人、行程种类、… 等数据，待使用者输入完毕后，则按下step2详细行程键251；接着如图3(c) 所示，则出现差旅申请数据表27，该差旅申请数据表27用以供使用者输入 出差行程，包括出差去程出发时间、出差回程出发时间、出差地点…等数据， 待使用者输入完毕后，则按下step3代订服务键252；接着如图3(d)所示，则 出现差旅申请数据表28，该差旅申请数据表28用以供使用者输入出差行程 中所需的代订业务，包括租车、住宿…等代订服务；接着如图3(e)所示，若 使用者按下step5预览结果键254则出现差旅申请数据表29，该差旅申请数 据表29用以供使用者预览先前输入的各项差旅数据，使用者经确认后，按 下送出键290即可将差旅申请数据送至差旅系统1中。

请参阅图4(a)至4(c)，其用以说明上述图2的步骤S6以及步骤S7，事 业伙伴对差旅服务数据进行处理的操作实施例。其中，本实施例的事业伙伴 系为保险公司，保险公司亦通过浏览器对差旅服务数据进行处理，首先，如 图4(a)所示，为差旅系统1的登入画面，保险公司在文字框20输入使用者身 份以及在文字框21输入密码，按下确认键22后，差旅系统1即进行使用者 身份识别，由于事业伙伴与事业体之间具有联盟关系，故建立在事业体2中 的差旅系统1还包括一事业伙伴数据库(未图示)，该事业伙伴数据库包括事 业伙伴识别密码，藉以识别事业伙伴的身份，若差旅系统确认事业伙伴与事 业体具有联盟关系后，即可登入差旅系统1；接着如图4(b)所示，若事业伙 伴点选工作清单232时，由于差旅系统1判断事业伙伴为一保险公司(是藉由 前述所输入的事业伙伴识别密码得知)，故差旅系统1即传送差旅服务数据给 事业伙伴，并在事业伙伴的电脑装置的浏览器(未图示)显示，即如图中所示 的保险数据表304，并且显示保险申请公司名称栏300、日期范围栏(301、 302)，以供事业伙伴查询保险数据，当事业伙伴确认保险数据表304后，即 可按下预览键305；接着如图4(c)所示，按下预览键305后，事业伙伴的电 脑装置的浏览器上则显示保单数据31，若事业伙伴点选列印键310后，即列 印出该保单数据31，因此，事业伙伴在列印出的保单数据31上完成签署后， 即可将其邮寄给事业体。

和习知技术相比，本发明的差旅系统以及方法无须事业体内的差旅承办 人员进行差旅业务的连络作业，因此可以减少人力的支出并且提高承办效 率。此外，藉由建立员工的出差数据数据库，有助于事业体在出差事务上的 管理。再者，通过与事业伙伴的联盟，可由事业伙伴提供事业体各项差旅服 务，使得事业体2可以一种快速方便的方式供事业体的员工进行差旅申请， 并以一种省时、省事以及节省人力成本的方式供事业体本身完成各项差旅承 办。

藉由本发明，将可改善目前在差旅申请与差旅承办作业上所面临问题， 而提供处理程序效率化、降低成本的差旅系统以及方法。

以上所述仅为本发明的最佳实施例而已，并非用以限定本发明的实质技 术内容的范围，本发明的实质技术内容是广义地定义于下述的权利要求范围 中，任何他人所完成的技术实体或方法，若是与下述的权利要求范围所定义 者完全相同，或是为同一等效的变更，均将被视为涵盖于此专利范围之中。