资产管理系统以及方法

技术领域

本发明是关于一种资产管理系统以及方法，特别是关于一种通过 对资产的使用提出申请并进行审核以确认资产使用申请的可行性，从 而对公司资产的进行统一管理的资产管理系统以及方法。

背景技术

软件作为一种产品和知识产权都具有使用权限(license)。对于大规 模的IT企业，软件构成了公司资产的很大一部分，而一般公司对这项 资产的管理基本处于一种较混乱的状态，通常是在不了解公司对软件 的使用需求的状况下便盲目采购，从而造成资产使用供求不平衡，另 外由于对资产没有统一的管理，会重复购买，造成资产浪费。

因此如何提供一种资产管理系统，使主管人员能够掌控公司资产 的使用状况，合理地分配使用资产，是目前需要解决的问题。

发明内容

为克服上述现有技术的缺点，本发明的主要目的在于提供一种资 产管理系统以及方法，通过对资产使用申请进行审核，以确认该资产 申请的可行性，统一管理公司资产并合理分配使用公司资产。

为达上述目的，本发明提供一种资产管理系统以及方法，通过网 络系统与多个终端装置连接，令管理人员通过该终端装置登录该资产 管理系统并对提出的资产使用申请进行审核，以确认该资产申请的可 行性，达到统一管理公司资产的目的。

本发明的资产管理系统包括：资产管理模块，供权限人员通过终 端装置设定资产的相关信息，并将该设定结果储存在设定数据库中； 流程运作模块，供位于终端装置的资产使用申请人通过网络系统设定 所需使用资产的申请资料，并将申请资料的设定结果储存在申请数据 库中，并令该流程运作模块根据储存在该申请数据库中的申请资料供 位于终端装置的核签人员进行签核，并将核签结果储存在核签数据库 中；统计分析模块，统计分析已通过核签地资产的相关资料，并将分 析的结果资料储存在分析数据库中，供位于终端装置的权限人员进行 审核，并最终做出决策；以及信息传送模块，其在该流程运作模块接 收申请资料时即通过网络系统传送申请信息通知至资产使用申请人及 核签人员的网络邮件系统，供这些人员通过该终端装置接收该资产的 申请进度，并使位于终端装置的核签人员通过网络系统传送签核信息 至申请人的网络邮件系统，供该资产使用申请人通过终端装置接收该 申请资料的签核状况，以及使位于终端装置的权限人员通过网络系统 将通过决策的信息传送至相关人员的网络邮件系统，通知这些人员执 行相关任务。其中该资产管理系统还具有人员管理模块，该人员管理 模块供管理人员通过该终端装置设定使用者的相关资料，包括人员名 称、所属部门及其使用权限，并将设定结果储存在人员管理数据库中。

该资产管理方法是：预先令资产管理模块提供权限人员通过终端 装置设定资产的相关信息，并将该设定结果储存在设定数据库中；然 后，令流程运作模块供位于终端装置的资产使用申请人通过网络系统 设定所需使用资产的申请资料，并将申请资料的设定结果储存在申请 数据库中，供该流程运作模块根据储存在该申请数据库中的申请资料 供位于终端装置的核签人员进行签核，并将核签结果储存在核签数据 库中；其次，令统计分析模块统计分析已通过核签资产的相关资料， 并将分析的结果资料储存在分析数据库中，供位于终端装置的权限人 员进行审核，并最终做出决策；以及，令信息传送模块在该流程运作 模块接收申请资料时即通过网络系统传送项目信息通知至资产使用申 请人及核签人员的网络邮件系统，供这些人员通过该终端装置接收该 资产的申请进度，并使位于终端装置的核签人员通过网络系统传送签 核信息至申请人的网络邮件系统，供该资产使用申请人通过终端装置 接收该申请资料的签核状况，以及使位于终端装置的权限人员通过网 络系统将通过决策的信息传送至相关人员的网络邮件系统，通知这些 人员执行相关任务。

综上所述，利用该资产管理系统以及方法，主管人员能够掌控公 司资产的使用状况，合理地分配使用资产，避免了不必要的浪费或资 产供应不足的情况。

附图说明

图1是本发明的资产管理系统所需的基本结构方块图标意图；

图2是本发明的资产管理系统的数据库关联结构示意图；

图3是本发明的资产管理方法的详细运作流程示意图；

图4是图2的资产管理系统的部分数据库数据汇总显示图；

图5是本发明的资产管理方法的资产购买信息输入的实施例显示 图；

图6是本发明的资产管理方法的资产使用申请的实施例显示图； 以及

图7是本发明的资产管理方法的资产申请统计分析资料显示图；

具体实施方式

实施例

以下借由特定的具体实施例说明本发明的实施方式。

如图1是本发明的资产管理系统所需的基本结构方块图标意图。 如图所示，在本实施例中，本发明的资产管理系统100应用在网络系 统101中，该网络系统101可以是国际互联网(Internet)、企业内部互联 网(Intranet)或企业间互联网(Extranet)。该网络终端装置102通过该网络 系统101与本发明的资产管理系统100相互连接，进行资料传送的工 作，其可以是个人计算机(PC)、笔记本型计算机(NB)或工作站(Work station)。

以下以软件资产为例介绍本发明的资产管理系统，本发明的资产 管理系统100包括：资产管理模块110、设定数据库111、流程运作模 块120、统计分析模块130、分析数据库131、信息传送模块140、人 员管理模块150以及人员管理数据库151。

该资产管理模块110供权限人员通过终端装置102设定资产的相 关信息，并将该设定结果储存在设定数据库111中。请参阅图2，该资 产设定资料包括建立产品详细列表(Products C)210，该表记录了资产每 次购买情况的信息(由于一种软件可能多次购买，因而每次购买的单价 与数量会不尽相同)，包括资产编号(Product ID)、资产名称(Product name)、资产购买序号(serialno)、数量(number)、单价(unit price)、总价 (total price)以及购买日期(input date)等。权限人员也可对该软件设置申 请权限以及使用申请所需的核签层级。此段所述的权限人员是指系统 管理人员。

该流程运作模块120供位于终端装置102的资产使用申请人通过 网络系统101设定所需使用资产的申请资料。例如，在申请人通过终 端装置102登录该资产管理系统100并提出其权限范围内的资产的使 用申请请求时，即令该流程运作模块120通过该网络系统101传送资 产申请电子表格(图未标)至资产使用申请人的终端装置102上，供申请 人输入资料。然后该流程运作模块120将完成输入的申请表格中的资 料储存于申请数据库121中，该申请资料包括申请资产编号(Product ID) 及其名称(Product name)、资产所属类别号(Category ID)及类别名称 (Category name)、申请人部门(dept)、申请人编号(Applier code)及名称 (Applier name)、申请数量(qty)、使用人编号(user ID)及名称(user name) 等。其中，申请人所申请的资料还包括根据该资产申请的核签层级从 该人员管理数据库151(请容后说明)中选择所需的签核人员，令该流程 运作模块120根据储存在该申请资料所填入的签核人员，供位于终端 装置102的对应人员进行逐级签核处理，并将核签结果储存在核签数 据库122中，生成软件申请详细信息表(App detail)220，其中包括申请 资料的核签状态以及核签结果。

该统计分析模块130统计分析已通过核签资产的相关资料，并将 分析生成的分析资料表(Products)230储存于分析数据库131中，该分 析资料表230包括资产需求数量、该资产现有数量、资产剩余或缺少 的数量以及购买差额所需费用的预估等。

当该申请资料储存在申请数据库121时，该流程运作模块120即 令该信息传送模块140取得该笔储存的申请资料中的申请人、签核人 员及其相关人员，将该笔申请资料通过网络系统101将其传送至这些 人员的系统(图未标)中，令资产使用申请人得知其提出的申请 已被系统100接受并即将进行签核，另一方面令签核人员取得需要进 行签核的申请资料，以及使相关人员得知管理人员的处理结果并执行 任务。须说明的是，这些人员的地址可令信息传送模块140 读取人员管理数据库151中所储存的基本资料，由于系统是 一般网络系统上的基本构件之一，也是一般所熟知的系统，因此以下 不对功能及内部结构进行进一步的说明。

该人员管理模块150供管理人员通过该终端装置102设定使用者 的相关资料，包括人员名称、所属部门、邮件地址及其核签层级等， 并将设定结果储存在人员管理数据库151中。

请参阅图2，该资产管理系统100的部分数据库是相互关联的，该 产品详细列表(Products C)210记录了软件每次购买情况的信息，而该软 件申请详细信息表(App detail)220则记录了软件申请的基本资料及其 审核情况的信息，该统计分析模块130根据储存在产品详细列表 (Products C)210及软件申请详细信息表(App detail)220中的资料进行统 计分析，并将分析结果记录于该分析资料表(Products)230中。

图3是本发明的资产管理方法的详细运作流程示意图。如图所示， 首先进行步骤S301，由资产使用申请人通过该终端装置102提出资产 使用申请请求，接着进至步骤S302。

在该步骤S302中，该资产管理系统100即令流程运作模块120提 供申请表单供申请人输入，同时选择该资产申请所需核签的人员，接 着进至步骤S303。

在该步骤S303中，令该流程运作模块120将该申请人所输入的申 请资料储存在申请数据库121中，接着进至步骤S304。

在该步骤S304中，该流程运作模块120即令该信息传送模块140 取得该笔储存的申请资料中的申请人及签核人员，将该笔申请资料通 过网络系统101将其传送至这些人员的系统中，令资产使用 申请人得知其所提出的申请已被系统100接受并即将进行签核，另一 方面令签核人员取得需要进行签核的申请资料，接着进至步骤S305。

在该步骤S305中，该核签人员自该申请数据库121中取得申请资 料进行逐级核签，并将各级核签的结果储存于核签数据库中122，接着 进至步骤S306。

在该步骤S306中，该资产管理系统100根据储存于核签数据库122 中的资料判断签核是否通过，若通过则进至步骤S308；否则结束流程， 同时执行步骤S307，令该信息传送模块140将该核签结果MAIL通知 该申请人员。

在该步骤S308中，该统计分析模块130对已通过签核的申请资产 的相关资料进行统计分析，并将分析结果储存于该分析数据库131中， 接着进至步骤S309。

在该步骤S309中，管理人员对储存于分析数据库131中的资产分 析资料进行审核，以决定是否购买该资产，接着进至步骤S310。

在该步骤S310中，该资产管理系统100判断该资产申请决策是否 通过，若通过则进至步骤S312；否则结束流程，同时执行步骤S311， 令该信息传送模块140将该决策结果MAIL通知该申请人员。

在该步骤S312中，令该信息传送模块140将该核签结果MAIL通 知该相关人员购买该资产。

图4是图2的产品详细列表(Products C)210及软件申请详细信息表 (App detail)220数据汇总显示图。如图所示，在产品详细列表(Products C)210中，显示资产名称为“MSDN宇宙版”，该资产编号为“12”， 该购买序列号为“1”，其数量为“2”，其单价和总价是“23500”。在 软件申请详细信息表(App detail)220中则显示申请资产名称为“MSDN 宇宙版”，申请部门为“TNTPMDD组”，申请人为“邸占文”，其申请 数量为“1”。

图5是本发明的资产管理方法的资产购买信息输入的实施例显示 图。如图所示，该输入的资产名称为“CorelDraw10.0”，该购买序列号 为“1”的购买单价为“4500”，购买数量为“1”等。同时使用者可通 过Remove键510移除该笔信息内容，或按ADD键520添加新的信息。

图6是本发明的资产管理方法的资产使用申请的实施例显示图。 如图所示，申请人可通过该使用人示意框610输入该申请人的身份， 根据该资产名称栏620所显示的软件名称，按申请选择框630选择其 所需的软件。

图7是本发明的资产管理方法的资产申请统计分析资料显示图。 如图所示，使用者在该排序索引选择框710中选择“Product Name”， 并在资产名称中选择“全部”为索引条件，即可浏览到以资产名称为 索引的所有资产的分析资料，同时可按UPDATE更新键720来更新资 料。