企业组织作业流程管理系统

技术领域

本发明涉及一种企业组织作业流程管理系统，特别是一种在企业 组织内部，执行各种申请核准流程的作业的企业组织作业流程管理系 统。

背景技术

在现代企业中，利用各种计算机软硬件系统，整合企业组织内部 的各种申请核准作业，以将各种请求、意见及指示作有效率的传送， 这种所谓的企业组织作业流程管理系统，早已成为企业电子化的利 器。借助这种系统，企业内部，甚至外部成员均可利用计算机设备， 在该系统中进行日常业务上的作业。

在企业组织作业流程管理系统中，各种申请表单及公文的递送流 程控制，乃是其最重要的工作。一般而言，一个企业组织作业流程管 理系统，通常是与其企业组织管理系统相结合。换言的，一个企业组 织管理系统通常把所有的企业成员(包括企业内部人员及外部人员) 区分成具阶层的若干组，每一企业成员至少归属其中一组。在所 有组中，均指定其中一成员(或至少一成员)为主管(以下称“部 主管”)。此外，任一组的成员未必为“人”，也可是其它组。

在此架构的下，一个企业组织作业的流程，亦即申请表单的递送 流程，有两种设定的方式：

第一种方式是将其递送过程加以化约。例如：一般的申请表单均 传递至申请人的直接主管(部主管)，部主管核准后再送至总经理或 部主管的部主管。特定的表单则先送至部主管，待其核可后，再送至 指定部门的主管或承办人员。

利用化约地方式可以使程序撰写简化，不过，其缺点则是，因为 化约的结果，产生太多例外，需要特别处理。举例而言，在一般的企 业组织中，特定人员的“部主管”可能不仅一人。有时特定人员在建 置上隶属多数部门，且在不同部门中角并不相同(例如为某部门主 管，但同时为另一部门的一般职员)。此时特定表单的“部主管”为 何，即难以判断。此外，因为业务需要所为的任务编组，在其内部申 请作业中，表单的递送可能不同，或可能必须同时递送至二以上部主 管。

另一种设计方式则是将所有表单或大部份表单的递送程序加以特 定。利用一个对照表可以达成这种目的。不过，因而产生的问题乃是 程序可能变得太大，而不实用。再者，在人员职位变动时，与该人员 有关的表单递送途径均需重新检讨、改正。不但容易挂一漏万，且可 能使审查过程变得繁复。此外，因为几乎每一表单均为特定，容易发 生滥用权利而无法审核的情形。

因此目前有必要提供一种新颖的企业组织作业流程管理系统，该 系统可以将企业内部申请作业加以模式化，以进行有效率的表单递送 作业。

同时也必需有一种企业组织作业流程管理系统，该系统能在人员 隶属多数组时，也能进行正确的表单递送作业。

同时也必需有一种企业组织作业流程管理系统，该系统能在人员 职位调动时，也能进行正确的表单递送作业。

发明内容

本发明的目的在于克服现有技术的不足与缺陷，提供一种企业组 织作业流程管理系统，以进行有效率的企业内部申请作业。

本发明的目的也在于提供一种企业组织作业流程管理系统，以在 企业内部成员同时隶属不同组时，也能依其在组中的角，进行 正确的申请表单递送作业。

本发明的目的也在于提供一种企业组织作业流程管理系统，以在 企业内部成员职位调动时，也能进行正确的申请表单递送途径规划作 业。

本发明另一目的也在于提供模式化的企业组织作业流程管理系 统。

为达以上发明目的，本发明的技术方案为：

一种企业组织作业流程管制系统，用以自动化管理企业组织的电 子申请作业流程，包括：

一申请人管理模块，用以定义多数得以使用该电子申请作业的“申 请人”；

一目的表单管理模块，用以定义多数在该电子申请作业中所使用 的“目的表单”；

一角管理模块，用以定义多数与该申请人管理模块中所定义的 “申请人”所连结的“角”；该“角”包括各该电子申请作业中 “申请人”得使用的功能及权限；及定义各该“申请人”，其得使用 的“电子申请作业”及其于各该电子申请作业中的相对应“角”的 连结关系；

一流程管理模块，用以定义多数在该电子申请作业中所需的“操 作步骤”，并定义各该电子申请“目的表单”与其在各该电子申请作业 的操作中的相对应“操作步骤”的关系；及

一递送路径管理模块，用以定义该与“角”连结的“目的表单” 的“递送路径”。

附图说明

图1显示本发明企业组织作业管理模块的系统图；

图2显示一个适用在本发明企业组织作业流程管理系统的请假单 的示意图；

图3显示一个适用在本发明一实施例的目的表单递送路径对照 表；

图4显示一个适用在本发明企业组织作业流程管理系统的请假作 业流程图。

具体实施方式

以下结合附图和实施例说明本发明的企业组织作业流程管理系 统。

本发明提供一种模式化的企业组织作业流程管理系统，在此系统 中，企业内部各种申请作业均可有效率且正确地进行，同时不需使用 繁复的程序设计，也可以解决现有技术化约过简的缺点。

依据本发明的企业组织作业流程管理系统，提供一角管理模块 101，一申请人管理模块102，一表单管理模块103，一流程管理模块 104及一递送管理模块105，以管理其中所包括的组成组件。图1显 示本发明企业组织作业管理模块的系统图，图中显示上述各模块并例 示其中的关系。

在上述角管理模块101中，包括以企业组织所存在的“申请人” (详下述)在企业申请作业中所具有的角为其组成组件。在图1中 显示，企业成员在企业中的角包括：一般员工，采购主管、总经理、 部经理等。在本发明的实施例中，企业成员的角，较好是依据其在 作业流程中的角而给予定义。亦即，在该角管理模块101中所管 理的角而不需包括所有在企业内部的“职位”，而是在企业组织作 业流程管理系统所包括的所有作业中，可能包括的角。具体而言， 这些角通常包括在该企业组织作业流程管理系统中所使用的作业申 请表单中所可能经过的角。例如，一个请假单可能由一般员工向部 经理提出，而转至人事经理核备。此时，供请假作业目的的“角” 即至少须包括“一般员工”、“部经理”、“人事经理”三种。因此， 这三种“角”均应含括在一个提供请假作业操作的企业组织作业流 程管理系统。不过，相同的角也可能出现在“考核表单”中。此外， “一般员工”与“部经理”两角则可能包括在企业团体绝大多数作 业表单中。其它角可由系统管理者依据企业组织的特性及需求，视 需要而增删。

换言的，在角管理模块101中所定义的角，乃是将各种作业 申请表单中可能经过的角，加以化约而得。此外，也包括若干特定 作业申请表单所存在，但在其它表单中并不存在的角。因此，在角 管理模块101中可能存在的角，可能包括：总裁、总经理、部经 理、稽核、人事经理、采购经理及一般职员等等。

在申请人管理模块102中，包括可能申请操作任一企业组织作业 流程管理系统的作业的人或团体。一般而言，申请人通常是该企业内 部员工。但在某些实施例中，可以操作该企业组织作业流程管理系统 者，包括企业内部员工、外部顾问、供货商、客户、股东，甚至一般 人。亦即，任何被允许操作该企业组织作业流程管理系统任一功能的 人或单位，均为此申请人管理模块102所管理的“申请人”。

在该申请人管理模块102中，通常存在一对照表，记载申请人姓 名、名称、密码、功能操作的作业(所连结的表单，详后述)，以及 其在该作业中的角以及其它适用的资料。在申请人增加、删除、变 更角、增加操作功能、减少操作功能等等，则由系统管理者通过本 发明的企业组织作业流程管理系统所规范的步骤，进行该作业。

为提供作业便利起见，本申请人管理模块102更提供一管理者接 口，以供管理者进行上述及其它增、删、修改。

目的表单管理模块103用以对企业组织作业进行管理。在本发明 中，企业组织作业模式化为若干作业，均以“表单”的方式存在。亦 即，将企业组织作业归纳为：请假、请购、出差申请，请款等等各种 申请步骤，得到一个可以含盖企业组织各形各作业的申请作业单， 并将每一个申请作业均以“申请表单”的型式加以描述。

举例而言，一个请假单会包括作为“申请人”的“一般员工”对 于请假日期、原因及其它内容的描述或选择，加上审查人员“部主管” 的意见，以及主管单位“人事经理”的备注及其它指示等。这些“申 请”、“核准”、“评论”、“意见”等步骤，也会出现在其它申请 表单中。因此可能建立一个申请表单处理步骤的通用模式。

图2显示一个适用在本发明企业组织作业流程管理系统的请假单 的示意图。如图所示，一个申请表单较好将可能的内容加以记载，以 供一般职员、审查人(部经理)、主管部门以选择方式处理。如此形 成的空白表单，存在该目的表单管理模块103中备用。填妥的表单则 产生一档案，进入后段处理。

在该角管理模块101，该申请人管理模块102及该目的表单管 理模块103中存在一种连结关系，亦即，任一“申请人”均连接至一 以上的目的表单，代表其可使用的作业，同时在任一该连结表单的范 围内，另连接至该申请人在该表单中的角。如此形成一个申请人一 表单一角对照表。举例而言，一个职员在企业团体内的职位可能是 “采购主管”，因此，对所有“请购单”，都是“采购主管”，但不 可以是“一般职员”；同时，对“请假单”而言，该人员为“一般员 工”，并同时其是其属下的“部经理”。如此，将所有职员对应至所 有表单的所有角，加以记载在该申请人一目的表单一角对照表 中。

流程控制模块104用来定义一企业组织作业的操作步骤。因此， 在该流程控制模块104中存在任一作业中、任一步骤所应执行的流程。 例如对请假单而言，作为“一般员工”的申请人，只能在某些特定字 段填入资料，且必须在其中某些字段填入有效的资料，才能完成该“请 假”的作业。而审查该请假单的“部经理”，则要求其在表单中指定 字段表示意见。判断一个表单的作业步骤有无完成或该步骤是否存 在，有效的控制，均在此模块中处理。因此，在该流程控制模块104 中，即定义有在企业组织作业中，可能存在的所有角，在与其连结 的作业中所要求处理的作业内容。也因此，在该流程管理模块104中 包括“一般员工”、“采购主管”、“总经理”、“部经理”等所应 执行的作业步骤。在本发明的实施例中，该流程管理模块104中所含 的所有作业步骤，与该角管理模块101中的所有角，形成一对一 对应。但其它方式所为的设计，也可提供相同或类似的效果。

在本发明的实施例中，流程控制模块104乃是定义若干在企业组 织作业中所需的流程，例如“填写申请区”、“填写建议区”、“批 示”、“呈送”、“转送”、“回复”、“核备”等，并定义各该流 程与任一角的连结关系。如此一来，例如一般员工进入作业后，被 要求“填写申请区”及“呈送”；“部主管”进入作业后，则被要求 “批示”及“转送”等。

递送管理模块105用以管制任一表单的递送过程。因此，在本模 块中定义各种表单的递送路径。例如一个请假单必须由经定义为“一 般员工”的申请人填写，呈送至连结至该“一般员工”的“部经理”， 经核示后，转送至“人事主管”核备及回复至该申请人的“一般员工”。 因此，该连结至“请假单”的“递送”即定义为“一般员工”→“部 主管”。因此，在该递送管理模块105中，存在多数递送路径推论规 则，用以定义其递送路径。这些递送路径的推论因子包括该角管理 模块101中所定义的“角”。利用一个递送关系对照表(by-pass table) 可以简易加以定义。图3显示一个适用在本发明一实施例的目的表单 递送路径对照表。图中显示特定表单与特定角间的递送关系。

为使作业表单的递送流程更为精确，本发明的递送管理模块105 可以包括一个团管理次模块(未图标)，用以定义申请人一团体的关 系。如此一来，申请人所填写的作业表单应送至所属团体的“部主管” 时，不但可以确保递送途径正确，且在“申请人”变更其所属“团体” (包括：增加、移转、删除)时，仍可确保递送途径无误。

实施例

以一请假作业流程，说明本发明企业组织作业流程管理系统的实 例如下。图4显示一个适用在本发明企业组织作业流程管理系统的请 假作业流程图。

首先，在401一位使用者在企业组织作业流程管理系统中，请求 开启“请假”作业。申请人管理模块102在402检查该使用者，发现 其个人资料，而在303检查其与“角”的连结关系，得知其通过“一 般员工”的角，连结至“请假单”，因而在404开启请假作业。

于405，该流程管理模块104要求该员工填写请假单的“申请区”， 并等待该员工的“呈送”指令。于406接获该员工的“呈送”指令时， 于407检查该申请区是否填写完整。如否，则回到405步骤；如是， 则进入“呈送”的步骤，并在408在该递送管理模块105中到其递 送路径为“部经理”，故在409时，在该申请人管理模块102中到 该名员工的部经理，而呈送该请假单，并于310等待该部经理的指令。

该部经理传回该请假单后，于411时，流程管理模块104检查该 部经理有无完成表单填写。如填写完成，则于412将该请假单依递送 管理模块105中所连结的递送路径，转送至“人事经理”及回复至该 员工，于413完成请假作业；如填写未完成，则回到步骤409，要求 该部经理完成填写。

如此完成的请假单，送至该人事经理的后，即开启另一请假单处 理作业。

本发明的效果：

如上所述，本发明的企业组织作业流程管理系统具有一角管理 模块，申请人管理模块及目的表单管理模块，以建立任一“申请人” 与任一作业“表单”及其于该作业中的“角”的连结关系。该连结 关是即定义其于该作业中所赋与的权限。

而本发明的流程管理模块，是将所有作业表单中所含有的功能， 加以组件化，并定义各“角”与所赋与的“步骤”的连结关系。唯 有在该连结关系存在下，才容许开启该流程。因此，企业组织成员所 能使用的作业，可以组件化的方式，加以定义，足以维持高度安全性。 而在增、删、修改其权限(可使用流程)时也可通过增、删或修正角 一流程的连结关系，加以达成。免除一般企业内部操作繁琐以及主 管滥权等问题。

此外，本发明所提供的递送管理模块，也可利用组件化的方式， 定义任一作业表单与特定递送路径的连结关系。无论连结、增加、删 除或修正，均甚为便利。

当任一申请人与任一表单、角的连结关系变更时，也可通过本 发明所提供的系统，较易完成修正。经过修正之后，其连结关系即整 体变动，不需经过繁复的检查作业，也可防止挂一漏万的缺点。

以上是对本发明企业组织作业流程管理系统实施例的说明，本领 域技术人员不难由上述的说明，明了本发明的精神进而作出不同的衍 伸与变化，唯只要不超出本发明的精神，均应包含于权利要求书的范 围内。