一种基于文件条形码的印章使用监控方法

本发明涉及一种印章使用监控方法，尤其是涉及一种基于文件条形码的印章 使用监控方法。

目前，部分企事业印章的管理使用处于传统的人工登记状态，手工记录用印申 请、用印数、用印资料备案等，工作效率低，安全性差。而现有技术也并不能满足 印章的智能化及轻量化管理。

例如申请号为201310543188.X的中国专利公开了利用ID号识别盖章单位和 盖章人的公章智能监管方法，监管流程包括：盖章申请；盖章的审核；盖章的许可； 还提供了实施公章智能监管方法的系统，包括多个盖章机、防火墙、监管服务器、 监管机关终端和备案查询终端，不同单位的盖章机以及监管机关终端和备案查询终 端均通过通信网络和防火墙与监管服务器建立通信联系。所有的印章使用行为都会 被系统记录，印章使用的结果可以进行统计汇总。一方面建立了一套完整、真实的 印章使用档案，另一方面也可以实时监控或及时发现违反规定使用印章的行为。更 可以通过应用该系统震慑非法用印行为，规避各类风险，有效解决长期以来困扰政 府和企业的印章管理问题。然而该发明盖章后需要扫描、传输和保存整个盖章文件， 数据量大，且网络中断时不可用。如果能将文件条形码和数据库技术应用到印章的 管理和使用中，就能及时掌握文件用印信息和印章使用情况，防范违规，提高效率， 确保用印安全。

本发明的目的就是为了克服上述现有技术存在的缺陷而提供一种高效轻便的 基于文件条形码的印章使用监控方法。

本发明的目的可以通过以下技术方案来实现：

一种基于文件条形码的印章使用监控方法，该方法包括以下步骤：

1)建立用于印章使用监控的数据库；

2)盖章申请人提交盖章申请并上传申请信息至数据库；

3)系统生成条形码，并将条形码插入到文件需要盖章的位置，保存修改后的 文件至数据库中；

4)对盖章信息进行审核，若通过，则执行步骤5)；

5)智能移动印章扫描条形码并在对应条码处盖章，并将盖章处拍照上传至数 据库中。

所述印章使用监控数据库包括文件信息表、文件用印申请及用印信息表和印章 信息表，所述文件信息表中包含文件条形码号、申请单位、申请人、申请人电话、 文件名称和文件，所述文件用印申请及用印信息表中包含文件条形码号、申请盖章 时间、印章ID、盖章时间、盖章处图片和用印模式，所述印章信息表包括印章ID、 印章名称、印章所属单位、印章所属部门和印章管理员，所述文件信息表和文件用 印申请及用印信息表通过文件条形码号关联，所述文件用印申请及用印信息表和印 章信息表通过印章ID进行关联。

所述步骤1)具体为：建立文件信息表、文件用印申请及用印信息表和印章信 息表，同时将每个印章的印章信息填写至印章信息表，每个印章具有唯一的印章 ID。

所述步骤3)具体包括以下步骤：

301)系统生成条形码，并将条形码插入到文件需要盖章的位置；

302)将文件信息更新至文件信息表中，通过文件信息表建立条形码与文件之 间的一一对应关系；

303)根据盖章申请人的盖章申请更新文件用印申请及用印信息表中的文件条 形码号、申请盖章时间、印章ID信息。

所述每一个需要盖章的位置，均需要插入条形码以及在文件用印申请及用印信 息表中添加一条记录。

所述条形码周围标有申请单位、申请人和文件关键字。

所述条形码为一维条形码或二维码。

所述步骤5)具体包括步骤：

501)智能移动印章在对应条形码处盖章并将盖章处拍照获得盖章处图片，同 时判断网络连接是否正常，若为否，则执行步骤502)，若为是，则直接执行步骤 503)；

502)将盖章时间、盖章处图片和用印模式保存在智能移动终端上，待网络连 接正常后执行步骤503)；

503)将盖章时间、盖章处图片和用印模式更新至文件用印申请及用印信息表 中；

504)通知申请人盖章成功信息。

所述用印模式包括实时和非实时，所述非实时用于表示盖章时智能移动印章网 络连接不正常，所述实时用于表示盖章时智能移动印章网络连接正常。

与现有技术相比，本发明具有以下优点：

1)由于盖章处和条形码位置距离近，加之仅拍照保存盖章处和条码处，因此 传输和存储的数据量小，占用带宽少，占用存储空间小，本方法只要在盖章处拍一 张照片，只传输条形码、印章ID号，盖章处图片，数据量小。因为数据量小，即 使不联网，也可以盖很多文件章，暂时保存在智能移动印章中。

2)实时性强，效率高：由于条形码设置在盖章处附近，盖章文件识别(扫描 条形码)、盖章、拍照、数据传输在一个盖章动作内完成，盖章后数据自动传输， 短信或邮件自动实时通知申请人等相关人员，不需手工输入。

3)安全性高：不容易出错，保证用印信息和文件的对应性，基于数据库，双 向可追溯，可以查询出文件盖章情况，如需要盖5个章目前已经盖了几个，哪些部 门已经盖了等，还可查询印章在哪些文件上已经使用了，是否合法，用章安全性高。

4)条形码附近设置申请单位、申请人、文件关键字等信息，冗余设计，便于 检查和确认；另外如果条形码损坏，可通过上述信息查到对应文件。

5)便携性强，使用灵活，可采用两种模式(实时模式和非实时模式)，实用性 强：智能移动印章具有存储功能，即使网络中断，监管领导审核合格后也可盖章， 将盖章信息暂时存在智能移动印章中，网络连接正常再上传到数据库服务器。

图1为本发明的主要步骤流程图；

图2为文件盖章处条形码示意图。

下面结合附图和具体实施例对本发明进行详细说明。本实施例以本发明技术方 案为前提进行实施，给出了详细的实施方式和具体的操作过程，但本发明的保护范 围不限于下述的实施例。

现李三同学出国交流学习，需要同时盖校教务处和人事处的章。

采用本发明的基于文件条形码的印章使用监控方法，如图1所示，其过程包括 以下步骤：

1)建立用于印章使用监控的数据库；

印章使用监控数据库包括文件信息表、文件用印申请及用印信息表和印章信息 表，文件信息表中包含文件条形码号、申请单位、申请人、申请人电话、文件名称 和文件，其中文件存储的是文件的电子版。

文件用印申请及用印信息表中包含文件条形码号、申请盖章时间、印章ID、 盖章时间、盖章处图片和用印模式。

印章信息表包括印章ID、印章名称、印章所属单位、印章所属部门和印章管 理员。

其中，文件信息表和文件用印申请及用印信息表通过文件条形码号关联，文件 用印申请及用印信息表和印章信息表通过印章ID进行关联，其中每一份文件设定 独一无二的条形码号，可以是10-15位的数字，本实施例中采用13位设计，前八 位代表申请日期，后5位为当日序号。

步骤1)具体为：建立文件信息表、文件用印申请及用印信息表和印章信息表， 同时如表1所示，将每个印章的印章信息填写至印章信息表，每个印章具有唯一的 印章ID，通过印章ID，可反向查询与汇总印章使用情况，综合三个数据表查出印 章在哪些文件上盖章，监管领导可通过网络随时查看。

表1

印章ID 印章名称 印章所属单位 印章所属部门 印章管理员

001 校人事处公章 工程技术大学 人事处 张三

002 校教务处公章 工程技术大学 教务处 李四

2)盖章申请人提交盖章申请并上传文件至数据库；

3)系统生成条形码，并将条形码插入到文件需要盖章的位置，保存修改后的 文件至数据库中，具体包括以下步骤：

301)系统生成条形码，并将条形码插入到文件需要盖章的位置；

每一个需要盖章的位置，均需要插入条形码以及在文件用印申请及用印信息表 中添加一条记录。其中，文件条形码只能放在盖章处下方，上方，左边或右边很小 距离范围内。如果一个文件需要多个部门盖章，则在每个盖章处附近有一个条形码， 同一个文件的条形码内容相同。

如图2所示，条形码附近可以放置申请单位、申请人、文件关键字等信息，盖 章申请后系统自动生成。其中的一种实现形式为：条形码标签由三部分组成，中间 为条形码，上方标明申请单位，下方标明申请人及申请盖章文件的一个主要关键字， 打印的条形码标签包括这三部分内容，从条形码标签能看出申请文件的主要信息。

其中，条形码为一维条形码或二维码。

302)如表2所示，将文件信息更新至文件信息表中，通过文件信息表建立条 形码与文件之间的一一对应关系，本方法通过文件条形码来实现该文件相关信息在 数据库中的检索、查询和存储等。如检索盖章时间，盖章人等，当盖多个章时可及 时查询盖章情况；

表2

注：表2中的文件存放为电子版文件而非文件类型。

303)如表3所示，根据盖章申请人的盖章申请更新文件用印申请及用印信息 表中的文件条形码号、申请盖章时间、印章ID信息。

表3

4)对盖章信息进行审核，若通过，则执行步骤5)；

5)智能移动印章扫描条形码并在对应条码处盖章，并将盖章处拍照上传至数 据库中，具体包括步骤：

501)智能移动印章在对应条形码处盖章并将盖章处拍照获得盖章处图片，同 时判断网络连接是否正常，若为否，则执行步骤502)，若为是，则直接执行步骤 503)；

拍照拍盖章处，拍照区域如图2中虚线框内所示，拍照一次可以同时包含两部 分内容：盖章处印章和条形码的图片，只需传输、存储所拍区域的内容，不需要扫 描、传输、存储整个已经盖好章的文件。假如文件条形码和盖章处离开较远，如文 件条形码贴在文件第一页，盖章处在最后一页，需要分步操作拍两张照片。

由于条形码设置在盖章处附近，盖章文件识别(扫描条形码)、盖章、拍照、 数据传输在一个盖章动作内完成。

502)将盖章时间、盖章处图片和用印模式保存在智能移动终端上，待网络连 接正常后执行步骤503)；

503)如表4所示，将盖章时间、盖章处图片和用印模式更新至文件用印申请 及用印信息表中；

表4

504)通知申请人盖章成功信息，盖章后，根据数据库中对应条形码到申请 人手机号码，可实现自动实时短信、邮件等通知申请人等相关人员。

用印模式包括实时模式和非实时模式，非实时模式用于表示盖章时智能移动印 章网络连接不正常，实时模式用于表示盖章时智能移动印章网络连接正常。