一种办公自动化下稀缺资源的管理方法

本发明涉及办公自动化领域，特别涉及一种稀缺办公资源的高效管理方法。

办公自动化（OA）是一种人-机信息处理系统，它借助电子计算机等一系列现代化 办公设备和Internet/Intranet等通信技术，通过广泛收集、整理、加工、存储和使用各种办 公业务活动信息，致力于信息共享、协同工作，以提高办公效率和完善使用单位的管理标 准。在现代企业办公自动化系统中，印章、车辆、会议室等办公资源的管理是一个重要的环 节。由于这些资源数量有限且需授权使用，是企业日常经营中重复使用频率较高的、同时又 是稀缺的资源。这些稀缺资源若管理不善，将会降低资源的利用效率，导致资源浪费，更重 要地，将干扰正常的办公流程，导致无谓的企业管理成本提升。

现有的OA系统普遍采用“申请-批准制”：由使用者提交需求申请，注明所需资源、 需求时间、需求理由及相关说明材料，通过审批的申请便交资源管理员办理。显然，这样的 管理方法偏重资源的“授权使用”，并不关心“如何使用”或“如何更好地使用”各种资源。进 一步，在现有OA系统中，资源管理员通常以需求申请为单位进行资源管理，将一次申请视为 一个OA系统的待处理事务（资源申请处理事务），事务开始意味着该需求申请中的相关资源 被占用，直到事务结束时同步释放（归还）全部所用资源。这种简单的管理方法并不能满足 印章、车辆、会议室等办公稀缺资源有效管理的需求，特别在需求申请中同时包含多个稀缺 资源需求时尤为明显。例如，使用者x提出的需求申请包括稀缺资源A、B，一方面，当资源A已 使用完毕但尚未结束使用资源B，资源管理员便无法结束该资源申请处理事务，由于资源A 尚未释放，资源管理员无法及时处理急需资源A的其他需求申请；另一方面，若此时稀缺资 源B正在被另一使用者y使用，而y同时又需要资源A，那么使用者x和y将彼此等待对方的处 理事务结束，而陷入“死锁状态”。这样一来不仅稀缺资源管理效率低、使用效率低，而且资 源管理员与资源申请者的使用体验也很差。

本发明公开一种办公自动化下稀缺资源的管理方法，以解决当前办公自动化系统 “申请-批准制”和以需求申请为单位的流程事务处理机制，在管理企业稀缺资源中存在的 申请审批与资源管理脱节、资源管理效率低、资源使用效率低的问题。

本发明是这样实现的：一种办公自动化下稀缺资源的管理方法，所述管理方法以 稀缺资源为最小管理单位，为每个资源按需求时间和优先级顺序建立申请队列；视每个资 源为多进程计算机操作系统（operating systems）中不可并发使用的临界区（critical section），分别赋予信号灯（semaphore），参照计算机操作系统中的信号灯管理方法进行稀 缺资源调度和分配。

进一步，所述一种办公自动化下稀缺资源的管理方法包括以下步骤：

步骤一、为每个稀缺资源建立一个先进先出管理队列，赋予每个稀缺资源一个信号灯；

步骤二、从资源需求申请中提取申请的稀缺资源和需求时间，按照需求时间和需求优 先级顺序插入到相应稀缺资源管理队列中；

步骤三、视每个资源申请处理事务为计算机操作系统中的进程(process)，模拟各进程 的并发（concurrently）执行，即并发地执行各资源申请处理事务。

进一步，并发执行资源申请处理事务时，检查各稀缺资源管理队列中第一个待处 理申请的需求时间，对已达到处理时间条件的申请，将其移出管理队列，并分配资源给相应 的资源申请处理事务；获得资源的事务即占用该资源，并挂起(suspend) 该资源所在管理 队列中余下的所有申请；资源申请人使用完毕所占用的稀缺资源后，即释放该资源，并唤醒 （awake）所在管理队列中所有被挂起的申请，恢复为待处理申请；重复以上过程，直至所有 队列为空。

进一步，挂起一个稀缺资源申请的操作对应于计算机操作系统中为相应临界区信 号灯执行的P操作，唤醒一个稀缺资源申请的操作对应于V操作。

进一步，在并发执行资源申请处理事务过程中，可以根据既定的资源使用优先级 规则，调整稀缺资源管理队列中各申请的顺序，或删除其中的申请，或按步骤二添加新的申 请；添加新申请时，若相应队列中的其他申请是被挂起的（suspended），则新申请也被挂起， 否则为待处理申请。

本发明的另一目的在于提供一种稀缺资源可用性的查询方法，各稀缺资源管理队 列为空或其中第一个待处理申请的需求时间未达到处理时间条件的，为当前未被占用资 源，即可用稀缺资源。

本发明的另一目的在于提供一种利用所述办公自动化下稀缺资源管理方法的资 源需求申请审批方法，首先按步骤二将拟申请资源和需求时间插入到稀缺资源管理队列， 然后按步骤三模拟执行各资源申请处理事务，出现已达到处理时间条件但仍被挂起的资源 申请时，表明所提交的需求申请包含了与其他需求申请相冲突的资源申请，不予批准。

本发明的另一目的在于提供一种利用所述办公自动化下稀缺资源管理方法的办 公自动化系统。

与现有技术相比，本发明将现有OA系统普遍采用的以一次需求申请为事务处理单 元的资源管理方法改变为以需求申请中的各项资源为最小处理单元的资源管理方法，并参 照计算机操作系统信号灯管理原理建立了一种办公自动化下稀缺资源的管理方法，来优化 企业内部稀缺资源的调度和分配管理。不但有利于降低各方沟通成本、提高稀缺资源的管 理与使用效率，而且有效改善了资源需求人与资源管理员的用户体验。

图1为本发明实施例提供的办公自动化下稀缺资源的管理方法流程图。

图2为本发明实施例提供的办公自动化下稀缺资源的管理方法流程图。

为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图和具体实施 方式对本发明作进一步描述。应当理解，此处所描述的具体实施方式仅用于解释本发明，并 不用于限定本发明。

下面结合附图对本发明的应用原理作详细的描述。如图1所示，本发明实施例提供 的办公自动化下稀缺资源的管理方法包括以下步骤：

101 为每个稀缺资源建立一个先进先出管理队列（如图步骤104），赋予每个稀缺资源 一个信号灯；

102从需求申请提取稀缺资源申请信息，按需求时间和优先级更新管理队列；

103以每个稀缺资源为最小管理单位，通过信号灯管理进行资源调度和分配。

在上述技术方案中，步骤101，为每个稀缺资源建立一个先进先出管理队列，我们 称之为壹队列、贰队列、叁队列（如图步骤104），并赋予每个稀缺资源管理队列各有一个信 号灯。在本实例中，假定印章为公司稀缺资源，员工甲第一个发起申请使用印章B（甲正在使 用），员工乙第二个发起申请使用印章A、B（A未被占用，B被甲占用），随后员工甲第三个发起 申请使用印章A（A被乙占用），因申请使用时间不冲突审批通过。

在上述技术方案中，步骤102，从需求申请提取稀缺资源申请信息，按需求时间和 优先级更新管理队列，这是一个将“以申请单为单位的管理”转换为“以资源为单位的管理” 的过程。在本实例中，系统自动将员工甲提交的需求申请1、需求申请3和员工乙提交的需求 申请2中关于印章A、B的申请信息，按照各自需求时间及企业优先级管理规则进行队列排序 并插入各印章管理队列，排序后的结果是：印章A队列为“乙、甲”，印章B队列为“甲、乙”。

在上述技术方案中，步骤103，以每个稀缺资源为最小管理单位，通过信号灯管理 进行资源调度和分配，将允许资源管理员按照各项稀缺资源的实时状态，同时对不同需求 申请中的同一或不同稀缺资源进行更加合理的管理与调度分配，以解决不能及时释放资源 及资源申请冲突时的“死锁”问题。在本实例中，系统参照计算机操作系统中信号灯管理原 理，并发执行印章A、B队列中所有排序尚待处理的申请。对各个印章管理队列中达到处理时 间条件的申请，将其移出各自的印章管理队列，并分配印章给相应的申请人使用。例如对于 印章A队列，乙开始使用时，同时挂起甲对于A的申请，乙使用结束A的同时（即释放A）唤醒甲 对于A的申请，然后等待达到甲需求A的处理时间条件时，便分配印章A给甲使用。与此同时， 印章B队列的申请并发的在系统中被执行处理。重复上述操作，直到A、B队列各自的申请均 为空。因此资源调度和分配处理不再受需求申请中对所有资源同时执行同样操作的限制， 不但提高了各项稀缺资源的周转使用效率，而且减轻了用户的等待成本与不友好的体验感 受。

要提交一个新申请时，需要查询是否可用。方法是：对稀缺资源管理队列进行判 断，当该管理队列为空或第一个排序申请的需求时间未达到处理时间条件的，为当前未被 占用资源，即可用稀缺资源。在本实例中，使用人可以获取所需印章的当前状态，以及其他 所有申请使用本印章的需求时间，并据此发起申请或申请协调。在使用时间不冲突的前提 下，使用人可以按照需求时间预约申请使用印章。当使用时间有冲突时，例如员工丙急需使 用印章A，印章管理员可根据公司的印章使用优先级规则，调整该印章A管理队列中各申请 的处理顺序，例如：按步骤102添加员工丙的申请，并按先进先出的顺序执行资源申请处理 事务。

是否批准一个申请，要看该申请是否与其他申请有冲突。方法是：把该申请加进稀 缺资源管理队列（如图步骤102），按照步骤103进行模拟的资源调度和分配，若出现冲突的 情况（“已达到处理时间条件但仍被挂起的印章”），则这个申请有问题，不能真正加进去，因 此不予批准。在本实例中，审批人可以获取到申请使用印章的模拟调度结果，出现印章使用 时间冲突时，为解决冲突或保证使用人的工作按时开展，审批人可不予批准或做其他协调 处理。同样的，审批人基于所获取的印章模拟调度结果所做出合理优化的审批决策，也可以 在一定程度上避免审批后无法按时执行、印章管理员需面临的已审批但有调度冲突的资源 申请事务时沟通成本大、资源管理效率低的问题。

最后应当说明的是，以上实施例仅用于说明本发明的技术方案，而非对本发明保 护范围的限制，尽管参照具体实施例对本发明作了详细的说明，本领域的普通技术人员应 当理解，可以对本发明技术方案进行修改或者等同替换，而不脱离本发明技术方案的实质 和范围。