医院采购过程内控管理方法

本发明涉及采购系统技术领域，具体为医院采购过程内控管理方法。

传统的医院采购业务全流程管理采用线下纸质化管理，各部门之间的协调工作，均靠纸质化文件流转，采购需求经提出，到编制采购计划，确定采购方案，均靠采购管理部门的人工录入，并经过人工送审的方式，由单位内部各领导审批，至此确定采购计划，进入采购实施阶段，委托社会代理机构进行采购实施或交由集中采购机构以及入围代理机构在福建省政府采购网上公开信息系统中进行采购实施，实施完成后，经过后续与中标供应商的签订合同，以及验收支付完毕，采购管理部门需将整个采购过程形成纸质化档案进行人工归档；

而传统采购业务管理存在以下缺点：

1、各个部门之间信息不互通，容易出现采购信息滞后、遗忘，并且部门间易出现互相推诿、职责不清晰的情况；

2、以往采购管理部门线下汇总各个业务单位的采购需求，并手工填写采购项目的审批表单以及纸质化的采购档案，不仅耗费大量的人力与物力，同时在需要翻阅过往采购记录时极为不便；

3、缺少全面的供应商信息管理，对历史项目所成交的供应商数据无法进行对比分析，另一方面也无法维护与供应商之间的关系，并无法与采购需求快速做匹配，到最符合采购需求的供应商。

本发明的目的在于提供医院采购过程内控管理方法，以解决上述背景技术存在的问题。

为实现上述目的，本发明提供如下技术方案：医院采购过程内控管理系统，所述管理方法包括以下步骤：

S1：采购立项：需求科室填写立项申请单，需求科室科长审批通过后将采购信息及审批表单上传至内控系统并推送到采购归口科室经办处；

S2：采购询价：采购归口科室经办处线下发起采购询价，根据采购询价的金额结果将材料上传至内控系统，内控系统根据金额进行判断后将数据推送至项目论证或科级委员会；

S3：项目论证：采购经办线下进行项目论证，并将项目论证结果将材料上传至内控系统；

S4：科级委员会：项目论证后，采购人在线下发起科级委员会，并根据科级委员会会议结果将材料上传至内控系统；

S5：各级会议确认：通过科级委员会后，财务人员将通过科级委员会的采购申请进行汇总，并在线下依次开展预算委员会、院长办公会和党委会，并且每一级会议结束后将结果和会议材料上传至内控系统，并且在内控系统内对相关的采购申请进行操作通过或不通过；

S6：预算生成：各级会议均依次确认通过后，财务人员根据通过的预算数据，生成采购预算，并且财务人员可在内控系统上操作通过或不通过；

S7：采购申请：采购经办在内控系统上发起采购申请单，并选择相应项目发起意向公开操作，然后成立采购专家小组并接受供应商材料投递；

S8：采购下达：采购归口科室根据供应商投递的金额信息进行结果报备，并且结果报备后进行采购下达；

S9：采购实施：采购归口科室根据采购类目、金额和分类的不同采用不同采购方式进行采购，并且上传相关采购文件至内控系统进行备案；

S10：合同履约：采购归口科室将采购合同信息进行登记、扫描后上传到内控系统内，同时发起支付申请；

S11：采购归档：财务进行支付后，全流程执行完毕，整个采购行为的数据自动归入采购档案，形成电子信息化档案。

优选的，所述预算生成后，当该需求科室有新增项目时，则采购归口科室直接发起新一轮的科级委员会、预算委员会、院长办公会和党委会，并生成新的预算。

优选的，所述步骤S6中，财务人员将生成的采购预算与该需求科室的年度预算进行比较，并且判断是否需要预算追加或预算调剂；

当需要预算追加时，财务人员根据所要追加的预算进行材料填写并且根据对应的品目及金额判断所要上传的附件，操作完成后所追加项目预算进行增加；

当需要预算调剂时，财务根据所要调剂的预算进行材料填写并且根据对应的品目及金额判断所要上传的附件，操作完成后所调剂项目预算进行增加，被调剂项目预算进行减少。

优选的，所述步骤S8中采购归口科室根据供应商投递的金额信息进行结果报备，具体为：

当采购金额大于等于30万时，需要进行院长办公会议确定，并且根据会议结果进行报备；

当采购金额大于等于100万时，院长办公会议通过后，进行党委会议并且根据党委会议结果进行报备；

当采购项目为“乙类以上大型医用设备”时，在院长办公会议、党委会议通过后进行上报上级管理部门，并且根据上级管理部门批复结果进行报备。

优选的，所述步骤S9中根据采购品类、金额和分类的不同分别采用：院内委托采购、院内自行采购、集采平台采购和网超平台采购的方式进行采购。

优选的，所述步骤S10的合同履约具体流程为：

S101：合同备案：在合同备案输入合同编号，内控系统审批通过后将归口科室、合同提交人、合同编号、合同名称附件及审批表单推送至内控系统；

S102：验收设备：对设备进行验收，并且根据验收结果将验收时间、验收金额、参演人员、说明和附件进行上传到内控系统备案；

S103：支付申请：归口科室填写支付申请金额和附件后，进行提交并推送到财务部门。

优选的，所述合同备案时，当合同为协议采购合同时，需在内控系统内设置协议时间范围，并且在协议时间范围内的，依据合同备案上登记的商品信息，每次可直接基于原合同进行再次发起购买，而无需通过招投标进行采购。

与现有技术相比，本发明的有益效果为：

1、本发明的采购流程在内控系统的管理下，在采购流程中能够及时的对应到相应节点的对应人员，防止信息滞后，并且在每个各个采购业务节点可配置相对应的职责岗位，从上一采购节点执行完毕，采购数据直接流转至下一个采购节点，从而清晰的划分出每个采购节点的经办人与负责人，并且在采购完成后能够实现采购流程的归档，使得能够实现历史采购档案的轻松查询；

2、本发明的全采购流程中，对每个采购节点的相关人员都进行了明确的职责划分，实现部门之间职责分明，并且在每个采购节点完成后都将纸质材料转化电子信息材料并上传到，实现一站式采购管理模式。

为了更清楚地说明本发明实施例的技术方案，下面将对实施例描述所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1为本发明的采购管理方法示意图。

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动前提下所获得的所有其它实施例，都属于本发明保护的范围。

请参阅图1，本发明提供的一种技术方案为：

医院采购过程内控管理方法，管理方法包括以下步骤：

S1：采购立项：需求科室填写立项申请单，需求科室科长审批通过后将采购信息及审批表单上传至内控系统并推送到采购归口科室经办处；

S2：采购询价：采购归口科室经办处线下发起采购询价，根据采购询价的金额结果将材料上传至内控系统，内控系统根据金额进行判断后将数据推送至项目论证或科级委员会；

S3：项目论证：采购经办线下进行项目论证，并将项目论证结果将材料上传至内控系统；

S4：科级委员会：项目论证后，采购人在线下发起科级委员会，并根据科级委员会会议结果将材料上传至内控系统；

S5：各级会议确认：通过科级委员会后，财务人员将通过科级委员会的采购申请进行汇总，并在线下依次开展预算委员会、院长办公会和党委会，并且每一级会议结束后将结果和会议材料上传至内控系统，并且在内控系统内对相关的采购申请进行操作通过或不通过；

S6：预算生成：各级会议均依次确认通过后，财务人员根据通过的预算数据，生成采购预算，并且财务人员可在内控系统上操作通过或不通过；

S7：采购申请：采购经办在内控系统上发起采购申请单，并选择相应项目发起意向公开操作，然后成立采购专家小组并接受供应商材料投递；

S8：采购下达：采购归口科室根据供应商投递的金额信息进行结果报备，并且结果报备后进行采购下达；

S9：采购实施：采购归口科室根据采购类目、金额和分类的不同采用不同采购方式进行采购，并且上传相关采购文件至内控系统进行备案；

S10：合同履约：采购归口科室将采购合同信息进行登记、扫描后上传到内控系统内，同时发起支付申请；

S11：采购归档：财务进行支付后，全流程执行完毕，整个采购行为的数据自动归入采购档案，形成电子信息化档案。

具体的，所述预算生成后，当该需求科室有新增项目时，则采购归口科室直接发起新一轮的科级委员会、预算委员会、院长办公会和党委会，并生成新的预算。

具体的，所述步骤S6中，财务人员将生成的采购预算与该需求科室的年度预算进行比较，并且判断是否需要预算追加或预算调剂；

当需要预算追加时，财务人员根据所要追加的预算进行材料填写并且根据对应的品目及金额判断所要上传的附件，操作完成后所追加项目预算进行增加；

当需要预算调剂时，财务根据所要调剂的预算进行材料填写并且根据对应的品目及金额判断所要上传的附件，操作完成后所调剂项目预算进行增加，被调剂项目预算进行减少。

具体的，所述步骤S8中采购归口科室根据供应商投递的金额信息进行结果报备，具体为：

当采购金额大于等于30万时，需要进行院长办公会议确定，并且根据会议结果进行报备；

当采购金额大于等于100万时，院长办公会议通过后，进行党委会议并且根据党委会议结果进行报备；

当采购项目为“乙类以上大型医用设备”时，在院长办公会议、党委会议通过后进行上报上级管理部门，并且根据上级管理部门批复结果进行报备。

具体的，所述步骤S9中根据采购品类、金额和分类的不同分别采用：院内委托采购、院内自行采购、集采平台采购和网超平台采购的方式进行采购。

具体的，所述步骤S10的合同履约具体流程为：

S101：合同备案：在合同备案输入合同编号，内控系统审批通过后将归口科室、合同提交人、合同编号、合同名称附件及审批表单推送至内控系统；

S102：验收设备：对设备进行验收，并且根据验收结果将验收时间、验收金额、参演人员、说明和附件进行上传到内控系统备案；

S103：支付申请：归口科室填写支付申请金额和附件后，进行提交并推送到财务部门。

具体的，所述合同备案时，当合同为协议采购合同时，需在内控系统内设置协议时间范围，并且在协议时间范围内的，依据合同备案上登记的商品信息，每次可直接基于原合同进行再次发起购买，而无需通过招投标进行采购。

参照图1，本发明的一个实施例为：

当医院内部要采购乙类以上大型医用设备时，按照以下流程进行采购：

S1：采购立项：需求科室填写立项申请单，审批通过后将需求科室、归口科室、联系人、、预算类型、资金来源、预算年份、采购项目名称、数量、预算金额、是否进出口、附件及审批表单推送至采购询价环节；

S2：采购询价：采购经办发起采购询价，根据采购询价结果将材料上传至采购过程内控系统，同时需要补充品目、项目类型、填写项目名称、供应商名称、联系人、、报价、上传相关材料等内容。“采购询价”完成后根据金额进行判断数据推送至“项目论证”；

S3：项目论证：采购归口科室的采购经办开展项目论证会议，对采购项目进行论证，并且将论证结果和会议材料上传到内控系统，并推送到科级委员会节点，且上传的材料包括论证专家、开始时间、结束时间、论证地点、评分结果等内容；

S4：科级委员会：采购人在线下发起科级委员会，并根据科级委员会会议结果将材料上传至内控系统，且上传的材料包括参会成员、开始时间、结束时间、状态等内容；

S5：各级会议确认：通过科级委员会后，财务人员将通过科级委员会的采购申请进行汇总，并在线下依次开展预算委员会、院长办公会和党委会，并且每一级会议结束后将结果和会议材料上传至内控系统，并且在内控系统内对相关的采购申请进行操作通过，通过后将初步预算推送至财务部门；

S6：预算生成：各级会议均依次确认通过后，财务人员根据通过的预算数据，生成采购预算，并且财务人员在内控系统上操作通过；

S7：采购申请：采购经办在内控系统上发起采购申请单，并选择相应项目发起意向公开操作，然后成立采购专家小组并接受供应商材料投递；

采购申请时，采购经办在内控系统上发起采购申请单，并填写项目名称、资金来源、启用时间、是否预算内、采购品目、货物名称、数量、单价、附件后进行提交。审批通过后自动进入意向公开环节；

经办选择相应项目，发起意向公开操作，填写填写意向公开时间、意向公开链接、上传公告截图附件后，进行提交，并接受供应商的材料投递；

S8：采购下达：采购归口科室根据供应商投递的金额信息进行结果报备，并且结果报备后进行采购下达；

报备如下：依次进行院长办公会议和党委会议，并且在会议通过后，将会议主题、会议时间、参会人员、主持人、会议结果、会议意见等上传到内控系统，上报上级管理部门，然后再上报到上级管理部门，并等待上级管理部门批复；批复通过后，进行采购计划编制，根据品目、预算金额、组织方式、采购方法，填报采购商品信息等，进行采购下达；

S9：采购实施：采购归口科室采用院内委托的采购方式进行采购；

S10：合同履约：采购归口科室将采购合同信息进行登记、扫描后上传到内控系统内，同时发起支付申请；

S101：合同备案：在合同备案输入合同编号，内控系统审批通过后将归口科室、合同提交人、合同编号、合同名称附件及审批表单推送至内控系统；

S102：验收设备：对设备进行验收，并且根据验收结果将验收时间、验收金额、参演人员、说明和附件进行上传到内控系统备案；

S103：支付申请：归口科室填写支付申请金额和附件后，进行提交并推送到财务部门；

S11：采购归档：财务进行支付后，全流程执行完毕，整个采购行为的数据自动归入采购档案，形成电子信息化档案。

本发明的采购流程在内控系统的管理下，在采购流程中能够及时的对应到相应节点的对应人员，防止信息滞后，并且在每个各个采购业务节点可配置相对应的职责岗位，从上一采购节点执行完毕，采购数据直接流转至下一个采购节点，从而清晰的划分出每个采购节点的经办人与负责人，并且在采购完成后能够实现采购流程的归档，使得能够实现历史采购档案的轻松查询；且在全采购流程中，对每个采购节点的相关人员都进行了明确的职责划分，实现部门之间职责分明，并且在每个采购节点完成后都将纸质材料转化电子信息材料并上传到，实现一站式采购管理模式。

在本发明的描述中，要理解的是，术语“同轴”、“底部”、“一端”、“顶部”、“中部”、“另一端”、“上”、“一侧”、“顶部”、“内”、“前部”、“中央”、“两端”等指示的方位或位置关系为基于附图的方位或位置关系，仅是为了便于描述本发明和简化描述，而不是指示或暗示所指的装置或元件必须具有特定的方位、以特定的方位构造和操作，因此不能理解为对本发明的限制。

在本发明中，除非另有明确的规定和限定，术语“安装”、“设置”、“连接”、“固定”、“旋接”等术语应做广义理解，除非另有明确的限定，对于本领域的普通技术人员而言，可以根据具体情况理解上述术语在本发明中的具体含义。

尽管已经示出和描述了本发明的实施例，对于本领域的普通技术人员而言，可以理解在不脱离本发明的原理和精神的情况下可以对这些实施例进行变型，本发明的范围由所附权利要求及其等同物限定。