一种档案即时调用追溯管理方法

本发明涉及档案管理技术领域，尤其涉及一种档案即时调用追溯管理方法。

目前，一些重要档案采用纸档存储。为了保证这些重要档案不会被非法挪用或者 偷盗，在安全措施上一般都非常严禁。这主要体现在安防手段和调用程序上。但是，冗杂的 调用程序，也限制了这些档案调用的及时性，容易耽搁事情。

基于背景技术存在的技术问题，本发明提出了一种档案即时调用追溯管理方法。

本发明提出的一种档案即时调用追溯管理方法，包括以下步骤：

S1、建立身份统计数据库中档案记录表；身份统计数据库中存储有授权调档人员 的身份信息，身份信息中包含身体特征；档案记录表用于记录各存档档案文件当前的在存 状态以及出借状态；

S2、现场获取档案借用申请人的借用目标，并对应身份信息中的身体特征采集档 案申请人的实际身体特征，将实际身体特征与身份信息中包含的身体特征对比；

S3、根据对比结果判断档案借用申请人的身份是否合法；

S4、否，则报警；

S5、是，则通过预设的自动化档案整理机构取出借用目标交给档案申请人，并在档 案记录表中更新该借用目标的状态为出借状态。

优选地，步骤S1中，档案记录表中对于出借状态的档案统计借用人和出借时间；步 骤S5中，在档案记录表中更新该借用目标的状态为出借状态时，补入借用人和出借时间。

优选地，步骤S2具体包括以下步骤：

S21、现场获取档案借用申请人的借用目标以及档案借用申请人的姓名或者编号；

S22、根据档案借用申请人的姓名或者编号在身份统计数据库中调取对应的身份 信息，并提取身份信息中的身体特征作为对比特征；

S23、采集档案申请人的实际身体特征，并将实际身体特征与作为对比特征的身体 特征进行对比。

优选地，步骤S2中，将实际身体特征与身份信息中包含的身体特征对比的具体方 式为：将采集的实际身体特征与身份统计数据库中的各授权调档人员的身体特征逐一对 比。

优选地，身体特征为：指纹、瞳孔或者图像。

优选地，还包括以下步骤：

S6、现场获取档案归档申请；

S7、确认待归档档案为借出档案还是初次归档档案；

S8、如果是借出档案，则结合档案记录表获取待归档档案的存放位置；

S9、如果是初次归档档案，则为该待归档档案分配存放位置；

S10、通过预设的自动化档案整理机构将待归档档案放入对应的存放位置，然后更 新档案记录表。

优选地，步骤S7具体为：扫描获取待归档档案的编号或名称，然后搜索档案记录 表，并根据搜索结果判断待归档档案为借出档案还是初次归档档案。

本发明提出的一种档案即时调用追溯管理方法中，通过预设的自动化档案整理机 构取出借用目标，避免了档案申请人与档案存放处的直接接触，从而，避免了档案申请人接 触到借用目标以外的档案文件，从而有利于避免档案借用人获得通行资格后触碰非借用目 标的档案文件，提高档案调用的针对性，从而提高存档安全。

本发明中，现场获取借用目标并采集实际身体特征进行对比，有利于保证身份验 证效率，保证档案借用对象的合法。

本发明中，通过身份特征对比现场判断档案借用申请是否合法，避免了繁琐的签 字流程，有利于提高档案借用效率。

图1为实施例1提出的一种档案即时调用追溯管理方法流程图；

图2为实施例2提出的一种档案即时调用追溯管理方法流程图。

实施例1

参照图1，本发明提出的一种档案即时调用追溯管理方法，包括以下步骤。

S1、建立身份统计数据库中档案记录表。身份统计数据库中存储有授权调档人员 的身份信息，身份信息中包含身体特征。档案记录表用于记录各存档档案文件当前的在存 状态以及出借状态。

本步骤中，授权调档人员指的是，通过管理机构开通了调用存档档案权限的人员， 以缩小档案调用人员的范围，提高档案管理的安全性。

本实施例中，档案记录表中对于出借状态的档案统计借用人和出借时间，以便对 出借状态的档案进行追溯。

S2、现场获取档案借用申请人的借用目标，并对应身份信息中的身体特征采集档 案申请人的实际身体特征，将实际身体特征与身份信息中包含的身体特征对比。

具体的，本步骤中，将实际身体特征与身份信息中包含的身体特征对比的具体方 式为：将采集的实际身体特征与身份统计数据库中的各授权调档人员的身体特征逐一对 比，以判断当前档案借用申请人是否属于授权调档人员。本实施例中，身体特征为：指纹、瞳 孔或者图像，以便避免不法分子冒用授权调档人员的身份取用档案文件。此外，本步骤中， 现场获取借用目标并采集实际身体特征进行对比，有利于保证身份验证效率，保证档案借 用对象的合法。

S3、根据对比结果判断档案借用申请人的身份是否合法。具体的，本步骤中，如果 采集的实际身体特征与身份数据库中存储的任一个授权调档人员的身体特征符合，则判断 该档案借用申请人合法。

S4、否，则报警，以便工作人员及时对不合法的档案借用情况进行处理，避免档案 存放风险。

S5、是，则通过预设的自动化档案整理机构取出借用目标交给档案申请人，并在档 案记录表中更新该借用目标的状态为出借状态。本步骤中，在档案记录表中更新该借用目 标的状态为出借状态时，补入借用人和出借时间。

本步骤中，通过预设的自动化档案整理机构取出借用目标，避免了档案申请人与 档案存放处的直接接触，从而，避免了档案申请人接触到借用目标以外的档案文件，从而有 利于避免档案借用人获得通行资格后触碰非借用目标的档案文件，提高档案调用的针对 性，从而提高存档安全。

S6、现场获取档案归档申请。

S7、确认待归档档案为借出档案还是初次归档档案。本步骤具体为扫描获取待归 档档案的编号或名称，然后搜索档案记录表，并根据搜索结果判断待归档档案为借出档案 还是初次归档档案。具体的，如果待归档档案已经存在与档案记录表，则表示其为借出档 案；如果待归档档案不存在于档案记录表，则表示待归档档案为初次归档档案。

S8、如果是借出档案，则结合档案记录表获取待归档档案的存放位置。

S9、如果是初次归档档案，则为该待归档档案分配存放位置。

S10、通过预设的自动化档案整理机构将待归档档案放入对应的存放位置，然后更 新档案记录表。既，如果是借出档案，则在档案记录表中将其修改为在存状态；如果是初次 归档档案，则将该档案信息归入档案记录表中。

实施例2

参照图2，本实施例与实施例1的区别在于步骤S2中将采集的实际身体特征与身份 数据库中预存的身份特征进行对比的方式不同。本实施例中，步骤S2具体包括以下步骤：

S21、现场获取档案借用申请人的借用目标以及档案借用申请人的姓名或者编号。

S21、现场获取档案借用申请人的借用目标以及档案借用申请人的姓名或者编号。

S22、根据档案借用申请人的姓名或者编号在身份统计数据库中调取对应的身份 信息，并提取身份信息中的身体特征作为对比特征。

S23、采集档案申请人的实际身体特征，并将实际身体特征与作为对比特征的身体 特征进行对比。

本实施例相对于实施例1，通过确定档案借用申请人的提交身份确定用于对比的 身份特征，减少了身体特征对比的工作量，有利于提高工作效率。

以上所述，仅为本发明较佳的具体实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此， 任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，根据本发明的技术方案及其 发明构思加以等同替换或改变，都应涵盖在本发明的保护范围之内。