电子化的请购系统及其方法

技术领域

本发明涉及一种电子化的请购流程，且特别是有关于一种可以提高公司 效率的电子化的请购流程。

背景技术

一个企业要具有竞争力，降低成本是一个非常重要的关键因素，例如： 员工处理程序的简化，即是一个可以降低成本的方法，藉以提升企业的竞争 力。

以采购为例，传统上必须先填好一张采购单，然而，在填写时并无法知 道之前公司是否已经购买过同样的物品，因而无法根据公司之前已经累积出 来的采购经验，而估计一个有意义且合理的报价、或是选择适合公司需要的 产品型号。所以，必须先到采购部门那儿，调阅大量的文件数据，慢慢查清 楚，不过，负责此业务的采购部门的人员，也许刚好不在座位上。如果他先 大概地估计价钱并填写，确有可能因采购部门在后续询价时，超过原先估计 的价钱，而需要重新进行所有的填写与主管会签的过程。

假设，此员工先到采购部门那儿查清楚，并填写好采购单上所有的事项， 而呈给主管签核，但是，有可能因为无法到主管而使得采购的过程停滞， 因而无法专心地进行工作本身的事情。若采购单已经通过主管的核准，且已 经编好料号，则由采购部门进行询价。如果任何一个人，想要知道采购处理 的状况，则必须打电话询问采购人员，但是，采购人员也许不在座位上，或 是在座位上，但采购单并不在采购人员的手上，凡此种种，不但降低员工的 效率，也增加了公司的成本。

因此，实有必要为此一情形提出一解决的方案。

发明内容

有鉴于此，本发明提供一种可以节省公司成本与提高公司效率的电子化 的请购流程。

本发明提出一种至少包括下列步骤的电子化地请购方法：产生一电子请 购单，其是利用至少输入一请购料品而完成；自动呈送申请者的主管并签核， 其是由计算机自动呈送电子请购单予申请者的主管以备签核，若申请者的主 管核准，则进行下一步骤，若否，则回到产生一电子请购单步骤或放弃；判 断电子请购单上是否有请购料品的料号，若是，则进行下一步骤，若否，则 进行一审核历史纪录是否有料号的步骤；判断是否为合约料号，若否，进行 下一步骤，若是，则依合约料品的请购程序来处理；询价并收集报价；实施 一般料品处理，其处理的其中之一为若决定采购厂商的报价大于该申请者的 主管所核准的金额，则先进行自动呈送主管并签核的步骤，再进行下一步骤； 产生一暂存采购单，若暂存采购单的采购码为“Y”(或任何一个确定值)， 则进行下一步骤，若否，则对该暂存采购单做修改或取消该暂存采购单；以 及自动呈送采购部门签核并下订单。

本发明的请购方法，在该自动呈送采购部门签核并下订单步骤之后，还 包括：下订单；收料品；寄发等通知该申请者验收，若验收结果合 格，则进行下一步骤，若否，则再次进行收料品；以及自动寄发等 通知申请者的主管验收结果。

本发明在判断电子请购单上是否有该请购料品的料号的步骤，若结果为 否，则进行下列步骤：自数据库等审核历史纪录中是否有该料号，若是，则 进行该判断是否为合约料号的步骤，若否，则进行下一步骤；以及为该请购 料品编料号，若完成，则直接进行该判断是否为合约料号的步骤。

本发明于判断是否为合约料号的步骤，若结果为是，则进行下列步骤： 依合约料品处理；以及判断是否转一般料品，若是，则进行询价并收集报价 的步骤，若否，则进行产生一暂存采购单的步骤。

本发明在实施一般料品处理的步骤中，还进行下列步骤，例如：若该请 购料品缺货、厂商建议购买该请购料品的其它型号、该请购料品未上市、或 是该请购料品的交期不确定，则将请购单传回该申请者，待申请者回复意见， 再继续进行下一步骤。

本发明在实施一般料品处理的步骤中，还进行下列步骤，例如：若该请 购料品需要会签其它部门，则将该请购单传至其它部门，待核准后，再继续 进行下一步骤；回报报价给该申请者的主管；若董事长有任何意见，则需回 复董事长的意见，再继续进行下一步骤。

为使本发明的上述内容、特征、和优点能更明显易懂，下文特举一较佳 实施例，并结合附图详细说明如下。

附图说明

图1，其示出了对应于本发明的电子化请购方法的一实施例的一流程图。

图2，其示出了接续本发明于图1中的请流程图。

图3，其示出了相对应图1与图2的请构系统。

附图标号说明

101-116：步骤

301：采购历史数据库

302：厂商合约数据库

303：组织人员权限数据库

304：采购处理接口

305：采购状况及时通知程序

具体实施方式

请参照图1，其示出了本发明请购流程图的一实施例。首先，在步骤101 中产生一电子请购单。需要购买物料的员工，首先，利用请购系统的采购处 理接口中的电子窗体上利用输入请购料品、金额、厂商...等要件后，即可产 生一电子请购单，其中，请购料品为一电子请购单的必要条件，其它要件则 不一定要输入。

此员工在填写电子请购单之前，即可很方便地查询请购系统中的历史数 据库，以得知公司其它员工先前针对同一请购料品与料号的所有购买纪录。 因此，需要购买物料的员工可根据此历史纪录，输入最佳的厂商以及较具参 考价值的金额。此步骤可以省去后续许多询价与市场查询的过程，不但可节 省采购人员的时间，更增加采购流程的效率，同时亦减少购买物料的员工等 待的时间。

在步骤102中，进行自动呈送直属主管的步骤，此步骤在电子请购单产 生后，是由请购系统传送给相关主管审核。请购系统依据组织人员权限数据 库而自动判断须知会何人，并由采购状况及时通知程序自动呈送电子请购 单，例如是给申请物料的员工的主管，以提供主管签核可允许的购买金额。 呈送电子请购单给相关主管的方式可以是利用、简讯、自动拨打电 话或网站公布的方式为之。此种以请购系统代替人员会签的手续，可以避免 人的困扰，大大减少花在会签过程中的时间与体力。

接着，若申请物料的员工的主管不核准，申请物料的员工可以选择放弃 请购的申请，或是，进行步骤101，修改电子请购单，以重新产生一电子请 购单。若主管已核准，并签核可允许购买物料金额的上限，则继续进行步骤 104。

在步骤104中，由采购部门的人员判断电子请购单上是否有请购料品的 料号？若是，则进行步骤105；若否，则直接进行步骤104a，查询请购系统 中的采购历史数据库，以审核历史记录中是否有此请购料品的料号。任何一 个同样料品，都具有同样的料号，因此，由料号采购人员可以经由请购系统 方便且明显地知道公司是否曾经购买过同样的料品，若是，则采购人员可以 先看看公司是否有库存？可以直接给申请的员工使用，而不用再去购买。而 若没有料号，则采购人员可以再进行检查的操作，看看是否真的无此料品的 料号，或只是申请的员工不知道；或是，申请的员工填了料号，但是填错了... 等等，有关料号的确认，都在步骤104a中进行。

若真的无此料品的料号，则进行步骤104b，为请购料品编料号。当需要 为料品编料号，表示公司之前并无购买过此料品。此步骤完成后，则进行步 骤105。

在步骤105，经由请购系统中的厂商合约数据库而进行判断是否为合约 料品，此步骤是当销售此申购料品的厂商刚好和公司本身有签订合约，则在 购买此特定的料品时，即可免除一些询价、议价等等繁杂的过程。所以，若 是此类料品，则可如步骤105a，依照合约料品处理来进行。

若判断的结果，并非为合约料品，则进行步骤106，询价并收集报价， 在此步骤中，采购人员将对售有请购料品的厂商或公司，进行询问报价，待 询问过多家公司之后，即可确定哪一家所拥有的型号比较符合公司员工的需 求，以及哪一家的报价比较合理。

接着，进行步骤107，实施一般料品的处理，此步骤是在了解过市场情 况与正式下订单前，处理一些可能产生的状况。此步骤可以有诸多选项，以 适应不同的状况，例如：若决定采购厂商的报价大于申请者的主管所核准的 金额，则需要再进行自动呈送主管并签核的步骤，待申请者的主管提高他所 核准的金额后，才可以进行下一步骤。或是，若这样的请购料品需要会签其 它部门，则利用请购系统的采购状况及时通知程序，将请购单传至该部门， 待该部门核准后，再进行接续的步骤。或是，将收集到的报价回报给申请者 的主管...等等情况，都是在此一步骤中进行。甚至，针对公司的某些特别需 求，例如，董事长会在某些他所关心的采购事务给一些意见，此时，采购人 员则必须先回复董事长的意见，才可以再继续进行下一步骤。

另外的其它状况，则来自市场的不确定性，例如：请购料品此时市场中 缺货、厂商建议购买请购料品的其它型号、或是请购料品还未上市、以及请 购料品的交期不甚确定...等等状况，则都需要先将请购单传回申请的员工， 等申请的员工回复意见后，再继续进行下一步骤。

待上述种种情形都确定后，则进行步骤108，产生一暂存采购单，其是 在一下单的操作实施后，即可自动产生。

回到步骤105a，当依照合约料品处理完后，发现有签核约的厂商可以提 供的货品，并不是申请者本身所要采购的型号，或是，针对申请者所要采购 的型号，有签核约的厂商刚好缺货，则可以在步骤105b进行判断是否转一 般料品时，选择转为一般料品，而继续进行步骤106的询价并收集报价的步 骤，其进行的方式与流程，如上面所述。而若依照合约料品处理的过程顺利， 则直接进行步骤108，产生一暂存采购单。

暂存采购单上有一个采购码，采购码是决定暂存采购单是否仍在采购人 员的系统里，以提供采购人员对暂存采购单做任何的修改？或是要转成正式 的采购单，以呈送采购部门主管审核。因此，在步骤109中，暂存采购单的 采购码若为“Y”(或任何一个确定值)，则暂存采购单将转成正式采购单， 而直接进行下一步骤，自动呈送正式采购单采购部门主管审核；若采购码为 “N”(或另一个确定值)，则采购人员仍可以对暂存采购单做任何的修改， 而重新产生一张暂存采购单。

接着，进行步骤110，请购系统中的采购状况及时通知程序自动呈送正 式采购单给采购部门的主管审核，并进行步骤111，由采购人员对选定的厂 商正式下订单。至此，采购的前半段手续可说已经完成。

请参照图2，其是接续本发明于图1中的请购流程图。采购的后半段手 续，是针对验收的部分进行，首先，在步骤112中，当厂商已经将订购的料 品送至公司，则由采购人员接收订购的料品。接着，在步骤113中，采购状 况及时通知程序通知申请此料品的员工来验收，通知方式例如是通过电子邮 件、简讯、自动或网站公布的方式为之。然后，在步骤114中，员 工执行验收的操作，以检查料品本身是否有问题，若有问题，则请厂商重新 送料品，并重新进行步骤112，收料品；若无问题，则执行步骤115，采购 状况及时通知程序通知申请者的主管验收的结果。至此，整个采购的过程已 经完整地进行完成。采购过程中的数据亦记录在请购系统中的采购历史数据 库，以供后续采购时的参考。而且在采购过程中，也可以方便地经由请购系 统而查询目前的处理状况，或由请购系统主动通知申请人目前的处理状况。 除了料品的申请人、采购部门及相关主管，所有流程是由请购系统自动进行， 而不必浪费人力。请购系统可以通过、简讯、电话或网站公布等等 的方式，弹性且机动地通知相关人员，以使人员可以方便地掌握目前的处理 情形。

本发明执行电子化请购流程的电子化请购系统，如图3所示，至少包括 采购历史数据库301、厂商合约数据库302、组织人员权限数据库303、采购 处理接口304及采购状况及时通知程序305。采购历史数据库301用以搜集 历来曾经采购过的料品的数据，并可提供查询，以供后续采购的料品的参考。 厂商合约数据库302用以储存与公司签有合约的料品供应厂商的数据。组织 人员权限数据库303用以储存请购流程中的人员权限，例如再采购到某阶段 需由某人员签核等等。采购处理接口304用以提供整个采购流程的接口，例 如是新增请购单、查询请购品的历史数据等等，或者是提供任一使用者随时 随地查询与其相关的任何采购行动的相关信息。采购状况及时通知程序305 用以在请购流程的各阶段及时地通知相关人员，并协调采购历史数据库301、 厂商合约数据库302、组织人员权限数据库303与采购处理接口304。举例 来说，采购状况及时通知程序305会根据任一采购行动的过程与结果，更新 采购历史数据库301以及/或者厂商合约数据库302。在此，必须强调的是， 本发明完全没有限制必需使用何种程序语言或何种商业化数据库软件，凡是 可以提供上述功能的计算机软件，即可为本发明所应用。

由上可知，本发明以电子化进行请购的系统及其方法，不但可以节省公 司的成本，更具有下列的优点：

1.请购系统可以针对同一请购料号进行历史纪录的查询，此历史纪录 如同过去公司在购买此料品的所有经验的累积，请购的员工可以根据此记 录，写出比较合理的请购金额，而免去因太高的请购金额，导致主管不核准， 或是过低的请购金额，导致必须多次呈送主管签核。

2.请购系统中的历史纪录，同样可以增加采购人员的效率，采购人员 可直接根据过去有来往的厂商进行询价的过程，而不用重新作市场的地毯式 查询。

3.以计算机自动呈送主管或各部门的各人员间的会签，不但可以省去 寻人的困扰，还可以省去这过程所花的时间，可以让员工无后顾的忧的认真 于工作本身。

4.可以减少从请购开始到验收料品时间，让请购的员工免去因长时间 在等待料品，造成工作无法继续进行而停滞。

5.除了申请者与需要会签的人物的签名外，所有的流程都可以交由计 算机自动进行，而不必通过人力。举例来说，可以用计算机程序根据各个相 关数据库进行判断是否符合相关规定以及是否需主动通知那位相关人物，例 如利用计算机程序传送文件并通知当事人目前的处理状况，例如用计算机程 序记录进行中采购程序的相关信息，等等，

6.以上各种优点，总体而言，可以增加公司的效率，提升公司的竞争 力。

综上所述，虽然本发明已以较佳实施例披露如上，然其并非用以限定本 发明，本领域的技术人员，在不脱离本发明的精神和范围的前提下可作各种 的更动与润饰，因此本发明的保护范围以本发明的权利要求为准。